Odpowiedzi na pytania złożone w postępowaniu pn: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu

Strona archiwalna

 

Informacja

dotyczy zamówienia publicznego pod nazwą: „Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu” numer referencyjny: ZP.271.23.2017.

Oferenci złożyli Zamawiającemu następujące zapytania dotyczące treści ogłoszenia o zamówieniu:

Pytanie nr 1

W treści OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU: ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH NA RZECZ URZĘDU MIEJSKIEGO W NOWOGRODŹCU, pkt. 16.1f) oraz w opisie przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt.11. Zamawiający określił:

„Przesyłki będą dostarczane Zamawiającemu przez Wykonawcę codziennie, od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 do 11:00.”

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek nadawanych przez Zamawiającego adresatom. W definicji usługi pocztowej (art.2 ust. ustawy Prawo pocztowe) nie mieści się pojęcie doręczanie przesyłek nadchodzących do Zamawiającego – opłaconych przez innych nadawców niż Zamawiający. Dodatkowo w ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający nie może oczekiwać od Wykonawcy wykonywania usługi za którą nie uiszcza opłaty.

Uregulowania dotyczące terminu doręczania przesyłek pocztowych nie nadanych przez Zamawiającego w związku ze wskaźnikami czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i ich doręczenia uregulowane są Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego oraz w ustawie Prawo pocztowe, Zamawiający nie może oczekiwać innego sposobu realizacji usługi pocztowej niż ten który jest opisany w przytoczonym przepisie ponieważ w zakresie sposobu realizacji usług pocztowych w stosunku do operatora pocztowego są to uregulowania wiążące których nie wolno mu złamać.

Czy w związku z powyższym Zamawiający wykreśli wskazane zapisy w pkt. 16.1.f) ogłoszenia o zamówieniu: „Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu” oraz w pkt. 11 opisu przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1), o godzinie doręczania przesyłek do jego siedziby?

Odpowiedź: Tak, zamawiający wykreśli z opisu przedmiotu zamówienia wskazane w pytaniu zapisy.

Pytanie 2. W treści OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU: ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH NA RZECZ URZĘDU MIEJSKIEGO W NOWOGRODŹCU, pkt.16.1.g) oraz w opisie przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt. 13. Zamawiający określił:

„Wykonawca za wykonaną usługę wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni po zakończeniu miesiąca. Zamawiający ureguluje przelewem należność za wykonanie usługi w terminie 14 dni od dnia wpływu faktury do Zamawiającego”.

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach w celu zachowania płynności finansowej Wykonawcy.

Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje inny niż określony w treści ogłoszenia o zamówieniu: ”Świadczenie usług pocztowych na rzecz urzędu miejskiego w Nowogrodźcu pkt.16.1.g) oraz w pkt. 13 opisu przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1) tj. liczony od dnia wystawienia faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury VAT, pozwalający terminowo dokonać płatności za wykonane usługi w ramach przedmiotu zamówienia a co za tym idzie dokona modyfikacji przedmiotowego zapisu w następujący sposób ?

„Wykonawca za wykonaną usługę wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni po zakończeniu miesiąca. Zamawiający ureguluje przelewem należność za wykonanie usługi w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury dla Zamawiającego.”

Odpowiedź:

Tak , zamawiający akceptuje zapis o następującej treści: „Wykonawca za wykonaną usługę wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni po zakończeniu miesiąca. Zamawiający ureguluje przelewem należność za wykonanie usługi w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury dla Zamawiającego.”

Pytanie 3.

W treści OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIU: ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH NA RZECZ URZĘDU MIEJSKIEGO W NOWOGRODŹCU, pkt.16.1.j) oraz w opisie przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt. 14. Zamawiający określił:

”W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiającemu przysługuje reklamacja, którą Wykonawca rozpatruje w ciągu 14 dni.”

Wykonawca informuje, że rozpatrywanie  reklamacji odbywa  się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji – rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. poz. 1468) oraz, że Światowa Konwencja Pocztowa w art. 19 i 23 regulaminu Poczty Listowej (Dział RL150) określa 90-dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji zagranicznej i wypłatę odszkodowania. Wobec tego Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę w/w zapisu na następujący: „ Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych i 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji”.

Odpowiedź:

Tak , zamawiający akceptuje zapis następującej treści: Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych i 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji”.

Pytanie 4.

W treści opisu przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt. 16. oraz w treści oferty (załącznik nr 2), pkt. 3.  Zamawiający określił:

Lp.	Rodzaj przesyłki
1	Listy zwykłe nierejestrowane do 350g.
2.	Listy zwykłe nierejestrowane priorytetowe do 350g.
3.	Listy polecone do 350g.
4.	Listy polecone priorytetowe do 350g.
5.	Potwierdzenie odbioru
6.	Zwroty przesyłek poleconych do 350g.
7.	Paczki do 10 kg

Jednocześnie Zamawiający nie  określił  czy  są  to  przesyłki  w obrocie  krajowym  czy  zagranicznym, brak jest określenia rozmiarów  przesyłek  co  stanowi niezbędny  element  do ustalenia cen jednostkowych .

W  związku  z powyższym Wykonawca zwraca  się  z  pytaniem   czy  do  podania  cen jednostkowym  w OFERCIE  CENOWEJ może  przyjąć  , że  wymienione  przesyłki  to :

1.  Przesyłki  w  obrocie  krajowym ?
2. Wymiary  przesyłek listowych   to przesyłki o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm.  (GABARYT A) ?
3. Paczki do 10 kg to paczki ekonomiczne w gabarycie A, przy czym:

Wymiary paczek pocztowych wynoszą:

MAKSIMUM

: suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż

długość -3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

MINIMUM:

wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

z tolerancją +/-2 mm.

PRZY CZYM:

GABARYT A

to paczki o wymiarach:

MINIMUM

wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

MAKSIMUM

-żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

GABARYT B

to paczki o wymiarach:

MINIMUM

-jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub

wysokość 300 mm

MAKSIMUM

-suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość -3000

mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. ?

Odpowiedź:

pkt a)  Tak

 Pkt b) Tak

Pkt c)  Tak

Pytanie 5. W  treści  ogłoszenia oraz  w Załączniku nr 2 Formularz  ofertowy  w pkt.3  pozycja 8 w tabeli Zamawiający  wymaga  podania ceny za Druki Bezadresowe do 350gram. Zamawiający nie określił przy tym  oczekiwanego terminu realizacji  usługi.

Czy w związku z  powyższym  Wykonawca może  podać  cenę  za realizację usługi  w  standardowym  terminie  doręczenia  D+7 (doręczenie w terminie 7 dni roboczych po dniu nadania ) ?

Ponadto Zamawiający opisał jedną wagę  Druków Bezadresowych „ do 350 gram”. Czy w  związku  z tym Wykonawca  podając w ofercie  cenę  za  realizację  usługi może  przyjąć , że wszystkie Druki Bezadresowe  będą  się  mieściły  w  przedziale  wagowym 250 – 350 gram ?

Czy  Zamawiający  przewiduje także  nadawanie  Druków Bezadresowych w przedziałach  wagowych :

1. Do 5 gram
2. Ponad 5 g do 10 g
3. Ponad 10 g do 20 g
4. Ponad 20 g do 30 g
5. Ponad 30g do 40 g
6. Ponad 40 g do 50 g
7. Ponad 50g do 100 g
8. Ponad 100 do 250g 

co zostanie opisane w  formularzu ofertowym  poprzez  podanie  ilości Druków Bezadresowych w poszczególnych przedziałach wagowych ?

Odpowiedź:

Zamawiający wymaga standardowego terminu doręczeń druków bezadresowych.

Druki bezadresowe będą mieściły się w przedziale do 5 gram. Zamawiający nie przewiduje nadawania druków bezadresowych w innych przedziałach wagowych.

W związku z powyższym Zamawiający dokonał odpowiednich modyfikacji w formularzu ofertowym.

Pytanie 6. W  opisie przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt. 2.c) Zamawiający określił definicję Druku Bezadresowego.

Wykonawca wnioskuje o uściślenie w treści przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1), pkt. 2c),  informacji o drukach bezadresowych, Wykonawca wnosi o sprecyzowanie czy Zamawiający w zakresie usługi druk bezadresowy będzie korzystał z usług dodatkowo płatnych tj.:

- sprawdzenie doręczenia druków bezadresowych przy udziale Zamawiającego,

- sporządzenie przez Wykonawcę raportu z wykonania zlecenia,

- przygotowanie i adresowanie pakietów z drukami bezadresowymi.

Odpowiedź:

Zamawiający nie będzie  korzystał z dodatkowych usług

 

Pytanie 7. W treści ogłoszenia  o zamówieniu  Zamawiający  w pkt.18.1 opisał wymagania  dotyczące udokumentowania zatrudnienia osób  w  oparciu o  umowę o  pracę.  W pkt 18.1  a)  Zamawiający opisał, że w  oświadczeniu  wymaga wskazania między innymi : „…imion i nazwisk tych osób, rodzaju Umowy o pracę i  wymiaru etatu….”.

Przekazywanie Zamawiającemu tych informacji jest równoznaczne z udostępnianiem  danych osobowych, które nie są Zamawiającemu niezbędne z punktu widzenia celu, jakim jest kontrola spełniania przez Wykonawcę wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie Umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia. Dostęp do informacji stanowiących dane osobowe nie jest bowiem niezbędny dla weryfikacji spełnienia określonych warunków przez Wykonawcę.

Dla Zamawiającego nie powinno być istotne kto konkretnie zatrudniony jest u Wykonawcy na podstawie Umowy o pracę, a jedynie sam fakt zatrudnienia osób w takiej formie – dla potwierdzenia którego nie jest konieczna Zamawiającemu znajomość imion, i nazwisk .

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, iż z regulacji zawartych w art. 29 ust. 3a oraz 36 ust. 2 pkt. 8a ustawy Prawo zamówień publicznych nie można wywodzić podstawy do przekazywania Zamawiającemu danych osobowych pracowników, a zarówno dokumentowanie zatrudnienia osób, o których mowa w art. w art. 29 ust. 3a, jak i kontrola spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w tym artykule może odbywać się w sposób, który nie będzie wiązał się z przetwarzaniem danych indywidualnych osób.

Wykonawca może złożyć oświadczenie o ilości osób zatrudnionych na umowę o pracę w wybranych obszarach firmy, np. w placówce nadawczej wykonawcy, w Gminie Warta Bolesławiecka, w województwie dolnośląskim, w kraju.

W związku z powyższym prosimy o rezygnację ze wskazywania  w oświadczeniu listy imion i nazwisk osób zatrudnionych na umowę o pracę  i zastąpienie go  oświadczeniem o ilości osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w wybranych przez Zamawiającego obszarach Wykonawcy.

Ponadto  Wykonawca informuje, że w skali  kraju zatrudnia  kilkadziesiąt tysięcy pracowników  zatrudnionych na  umowę o  pracę.

Odpowiedź:

Zamawiający rezygnuje z obowiązku wskazywania  w oświadczeniu listy imion i nazwisk osób zatrudnionych na umowę o pracę  i wyraża zgodę na zastąpienie go  oświadczeniem o ilości osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w wskazanych w wezwaniu przez Zamawiającego obszarach Wykonawcy.

Informacje zawarte w odpowiedziach udzielanych przez Zamawiającego na pytania składane przez Wykonawców są wiążące i  powinny zostać uwzględnione w wycenie oferty.

Zmianie uległy formularz ofertowy oraz opis przedmiotu zamówienia.

Termin składania ofert pozostaje bez zmian.

                              Burmistrz Nowogrodźca

Robert Marek Relich

Załączniki: