Strona archiwalna

 

ZAPYTANIE  OFERTOWE

(zamówienie o wartości netto poniżej 30 tys. EUR)

 

e-Rada - system elektronicznej transmisji wideo oraz głosowania imiennego

 

 

1.  Nazwa i adres Zamawiającego.

 

Zamawiającym jest Gmina Nowogrodziec.

Adres Zamawiającego:

Gmina Nowogrodziec

Rynek 1

59-730 Nowogrodziec

tel. 75 738 06 60

fax. 75 731 64 16 

e-mail: urzad@nowogrodziec.pl

 

REGON: 230821581

NIP: 612 16 36 266

 

 

2. Kod CPV (wg. Wspólnego Słownika Zamówień)

 

CPV: 32270000 – Cyfrowa aparatura nadawcza

CPV: 64227000 – Zintegrowane usługi telekomunikacyjne

3. Opis przedmiotu zamówienia.

 

Przedmiotem zamówienia jest dostawa sprzętu, instalacja i wdrożenie systemu do głosowania i systemu do transmisji video służącego do przeprowadzania elektronicznego głosowania imiennego, rejestracji oraz transmisji wideo sesji rad jednostek samorządu terytorialnego oraz udzielenie rocznej licencji na zakupywane oprogramowanie:

• System do głosowania składa się z następujących elementów:

a. Terminal do głosowania - 17 szt.,

b. Oprogramowanie z roczną licencją,

c. Kontroler bezprzewodowy - 1 szt.,

d. Skrzynia transportowa - 1 szt..

• System do głosowania składa się z następujących elementów:

a. Kamera – 2 szt.,

b. Oprogramowanie z roczną licencją,

• System do nagłośnienia składa się z następujących elementów:

a. Kolumna aktywna ze statywem– 2 szt.,

b. Mikrofony pulpitowe  - 20 szt,

c. Mikser analogowy – 1 szt.,

d. Recorder CD/USB – 1 szt.,

e. Mikrofon przewodowy ze statywem – 1 szt.,

f. Skrzynia transportowa- 1 szt.

 

• komputer przenośny wraz z oprogramowaniem biurowym
•  

 

Parametry techniczne i szczegółowy opis funkcjonalności poszczególnych elementów zamówienia zawarte są w załączniku nr 2

 

 

4. Warunki płatności

 

Przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze VAT, w ciągu 14 dni licząc od dnia wystawienia faktury VAT.

 

5. Termin realizacji zamówienia

 

Wymagany termin zrealizowania umowy: do dnia 31.10.2018 roku

 

6. Wymagania jakie musi spełnić wykonawca

 

• posiadać uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takichuprawnień;
• posiadać wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonaniazamówienia;
• dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonaniazamówienia;
• znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
• nie znajduje się w trakcie postępowanie upadłościowego, w stanie upadłości lublikwidacji

 

7. Opis sposobu przygotowania oferty

 

1.                     Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w języku polskim. Powinna ona być zredagowana czytelnie, w sposób trwały, uniemożliwiający niezauważalne usunięcie zapisów oraz podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Załączone do oferty dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniami na język polski, poświadczonymi przez Wykonawcę. Wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki powinny być parafowane przez osobę lub osoby podpisujące ofertę.

2.                     Ofertę należy sporządzić w jednym egzemplarzu, na druku formularza ofertowego lub według wzoru tego druku, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, poprzez jego odpowiednie wypełnienie. Jeżeli zakres określony w załączniku nie dotyczy wykonawcy, należy wpisać „nie dotyczy”.

3.         Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu

            ofertowym.

4.                     W przypadku, gdy Wykonawca zamierza część zamówienia powierzyć podwykonawcom, wskazuje w formularzu oferty opis części zamówienia, którą powierzy temu podwykonawcy. Brak powyższej informacji w ofercie oznaczać będzie, że Wykonawca nie będzie korzystał z podwykonawstwa przy realizacji zamówienia.

5.                     Do oferty należy załączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i jeżeli uprawnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy nie wynika bezpośrednio z tego odpisu, dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy, tj. oryginał lub notarialnie potwierdzoną kopię pełnomocnictwa dla tej osoby. Zamawiający również, przed podpisaniem umowy może zażądać do wglądu oryginał lub notarialnie potwierdzoną kopię pełnomocnictwa.

6.                     Dokumenty składane wraz z ofertą mogą być oryginałami albo kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę uprawnioną). Kserokopię dokumentu można uznać za uwierzytelnioną jedynie wówczas, gdy zawiera ona łącznie dwa niezbędne elementy, to jest adnotację „poświadczam za zgodność z oryginałem” czy też „zgodne z oryginałem” oraz podpis osoby upoważnionej.

7.                     Jeśli Wykonawca nie złoży kompletnych dokumentów, oferta jest niepełna, zawiera błędy lub dokumenty budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlegałaby odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

8.                     Oferta, w miejscu określonym przez Zamawiającego – musi być opatrzona podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy (zaleca się opatrzenie podpisu pieczęcią imienną).

9.         Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania przedstawienia oryginału dokumentu lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy przedstawiona przez wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości, a zamawiający nie mógł sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób. 

10.       Jeżeli wykonawca zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie mogą być udostępniane, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, oznaczonej napisem: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa”, z zastrzeżeniem art. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm) w związku z art. 11 pkt 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Informację o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy podać również w formularzu oferty.

11.       Ofertę należy umieścić w kopercie zamkniętej, oznaczonej nazwą i adresem Wykonawcy, w taki sposób, aby nie budziło to żadnych wątpliwości, co do możliwości ich wcześniejszego otwarcia lub ujawnienia treści oferty przez osoby nieupoważnione.

12.       Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego na jego adres do korespondencji i opisana adresem oraz nazwą postępowania:

 

Gmina Nowogrodziec

Rynek 1

59-730 Nowogrodziec

 

 

Oferta w postępowaniu pn.:

,, e-Rada - system elektronicznej transmisji wideo oraz głosowania imiennego”

 

13.       Wykonawca może także uzupełnić wcześniej złożoną ofertę, jednak wyłącznie przed upływem terminu składania ofert, oznaczając przy tym opakowanie tak jak podano w ust. 13 oraz dodatkowym napisem: "Uzupełnienie oferty". Oferty z takim oznaczeniem będą otwarte w ostatniej kolejności.

 

8. Miejsce, sposób i termin składania ofert.

 

1.         Termin składania ofert upływa w dniu 19 października 2018 r. godz. 14:00.

2.         Ofertę należy złożyć w jednej z wybranych form:

2.1.      Osobiście w siedzibie Zamawiającego – ul. Rynek 1, 59-730 Nowogrodziec, Punkt obsługi interesanta – pokój nr 11.

2.2.      Przesłać drogą pocztową/kurierską w zamkniętej kopercie wg. zasad opisanych w pkt 10.13 na adres: Urząd Miejski w Nowogrodźcu ul. Rynek 1, 59-730 Nowogrodziec.

2.3       Przesłać drogą elektroniczną (w formie czytelnego skanu) na adres: z tytułem wiadomości ,, e-Rada - system elektronicznej transmisji wideo oraz głosowania imiennego”

Zaleca się, aby wykonawca zażądał potwierdzenia odbioru wiadomości.

3.                     Oferty złożone po tym terminie nie będą podlegały procesowi oceny. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania drogą elektroniczną, przesyłką pocztową czy kurierską.

4.                     Doręczenie oferty do innego miejsca lub pod inny adres niż wskazany nie jest równoznaczne ze złożeniem oferty w sposób skuteczny.

5                      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę tylko przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert.

6.                     Otwarcie złożonych w postępowaniu ofert nastąpi niezwłocznie po upływie terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego ul. Rynek 1, 59-730 Nowogrodziec pok. nr 15.

7.         Zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu składania ofert, w szczególności gdy w wymaganym terminie wpłynie tylko 1 ważna oferta. W takim przypadku wszystkie prawa i obowiązki Zamawiającego i Wykonawców będą odnosiły się do zmienionego terminu. O zmienionym terminie Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji cenowych z Wykonawcą, który złożył w oparciu o przyjęte kryteria najkorzystniejszą ofertę. Negocjacje cenowe zostaną podjęte w szczególności w przypadku, gdy zaoferowana cena będzie wyższa od założonej przez Zamawiającego.

9.         Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawców do złożenia wyjaśnień, w przypadkach stwierdzenia wątpliwości co do treści złożonej oferty, a w szczególności stwierdzenia możliwości wystąpienia rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia.  

 

9. Opis sposobu porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

 

1.                     W niniejszym postępowaniu komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 oraz z 2015 r. poz. 1830), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z zastrzeżeniem ust. 2.

2.         Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi być złożona w formie pisemnej.

3.                     Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, każda ze stron, na żądanie drugiej strony, niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

4.         Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, powiadomienia oraz informacje zamawiający

i wykonawca mogą przekazać pisemnie na adres zamawiającego, faksem na numer

 (75 731 64 16 ) oraz pocztą elektroniczną na adres: p.tokar@nowogrodziec.pl .

5.                     Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

6.                     Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 5, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.

7.                     Pytania powinny być składane na piśmie (zamawiający w celu przyspieszenia obiegu informacji - zapytań i odpowiedzi – dopuszcza posługiwanie się faksem pod numerem

75 7316416  oraz drogą elektroniczną na adres , zastrzegając sobie jednak konieczność wysłania zapytania pocztą, z dopiskiem:

ZAPYTANIE DO ZAMAWIAJĄCEGO w postępowaniu pn.:

,, e-Rada - system elektronicznej transmisji wideo oraz głosowania imiennego”

8.                     Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści Zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert.

9.         W przypadku wystąpienia wszelkich zmian i/lub wyjaśnień treści Zapytania ofertowego, Wykonawca winien je uwzględnić w swojej ofercie. Wykonawcy, którzy złożyli oferty przed dniem wystąpienia zmian i/lub wyjaśnień muszą liczyć się z tym, iż w przypadku nieuwzględnienia ich w swojej ofercie mogą zaistnieć przesłanki odrzucenia oferty.  

10.     W kwestiach formalnych Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z wykonawcami

za pośrednictwem telefonu.

11.      Osoby do kontaktu w sprawie zapytania ofertowego:

Pan Michał Michałaciuk – insp. ds. informatyki,

     tel. 75 738 06 80 w godz. 07³⁰-15³⁰.

 

10. Termin związania ofertą.

 

1.                     Termin związania ofertą wynosi 20 dni od upływu terminu do składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2.                     Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że zamawiający może tylko raz, co najmniej na 2 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 40 dni.

 

11. Przesłanki odrzucenia oferty.

 

1.         Zamawiający odrzuci ofertę w przypadku gdy:

• Jest niezgodna z wymaganiami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym;
• Zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych bądź błędów rachunkowych;
• Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
• Została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu;
• Zaoferowana cena przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę;
• Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. 7 Zapytania ofertowego.

1. Zamawiający poinformuje Wykonawców, których oferty zostały odrzucone i powodach odrzucenia oferty wyłącznie na ich pisemny wniosek.

 

12. Informacja o wyborze oferty i unieważnienie postępowania.

 

1.                     Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona 2 osobowa komisja z ramienia Zamawiającego.

2.                     Z wybranym oferentem zostanie zawarta umowa w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3.         Zamawiający unieważni postępowanie jeżeli nie wpłynie żadna ważna oferta.

4.                     Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w całości lub w zakresie poszczególnych jego części bez podania przyczyn.

5.         W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi Wykonawców biorących udział w postępowaniu.

 

13.              Zawarcie umowy

 

1.                     W terminie do 14 dni od dnia powiadomienia przez Zamawiającego o wyborze oferty Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu, jest zobowiązany do podpisania umowy.

2.                     Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązany jest do niezwłocznego przedstawienia wszystkich dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, tj: dane osób upoważnionych do podpisania umowy oraz nr i nazwę rachunku bankowego;

3.                     Zamawiający będzie uważał za uchylanie się od obowiązku podpisania umowy w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego niestawienie się przez uprawnionych przedstawicieli wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w celu podpisania umowy w wyznaczonym przez zamawiającego dniu oraz godzinie.

4.                     Zamawiający będzie uważał również za uchylanie się od obowiązku podpisania umowy w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego przez wykonawcę, w przypadku braku dostarczenia do wyznaczonego dnia przez zamawiającego, podpisanych przez wykonawcę oryginałów umów. 

5.                     W sytuacji odmowy podpisania umowy przez Wykonawcę oraz w sytuacji określonej w ust. 3 i 4, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych – bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zajdzie konieczność  unieważnienia postępowania.

 

 

14. Środki ochrony prawnej.

 

Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 j.t. z późń.zm.).

 

15. Wykaz załączników do niniejszego zapytania ofertowego.

 

DOCXzalacznik-nr-1-formularz-ofertowy.docx (67,60KB)
 

DOCXzałącznik nr 2 OPZ.docx (16,43KB)
 

 

Burmistrz Nowogrodźca
 

Robert Relich