Sprawozdania z audytu za 2024 rok

AW.1720.1.2024

 

 

Sprawozdanie z zadania zapewniającego

nt. „Funkcjonowanie wybranych elementów kontroli zarządczej  
na podstawie wyników przeprowadzonych kontroli 
w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu”.

 

sporządzone przez audytora wewnętrznego, w okresie od 23.07.2024 r. do 27.09.2024 r. z przerwami na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia audytu.

 

Nowogrodziec, dn. 19.11.2024 r.

 

 

Rozdział I

1.1 Cel zadania zapewniającego:

Celem zadania jest dostarczenie Burmistrzowi Nowogrodźca obiektywnej opinii na temat funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu.

1.2 Kierownik jednostki audytowanej:

                  – Burmistrz Nowogrodźca.

1.3 Zakres podmiotowy zadania zapewniającego:

Urząd Miejski w Nowogrodźcu.

1.4 Zakres przedmiotowy zadania zapewniającego:
Audytem wewnętrznym zostały objęte następujące obiekty audytu:
- Obiekt nr 1 – wyniki przeprowadzonych kontroli, w tym realizacja wydanych zaleceń,

- Obiekt nr 2 – oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

1. 5. Podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania zapewniającego:

Kryteriami oceny są unormowania wewnętrzne jednostki i obowiązujące przepisy prawa,
 a w szczególności:

- ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

- komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

Jeżeli ustalenia (ocena kontroli zarządczej w badanych obszarach) audytu na podstawie przyjętych kryteriów wskazywać będą na niewystarczającą skuteczność albo nieskuteczność wdrożonych mechanizmów kontrolnych (cele nie są osiągane, terminy nie są dotrzymywane, występują błędy lub nieprawidłowości, etc.) formułowane będą zalecenia.

W celu realizacji zadania zapewniającego podjęto działania zmierzające do ustalenia stanu faktycznego. W związku z tym dokonano zebrania dowodów audytowych oraz wykorzystano następujące narzędzia badań audytowych:

1. Testy przeglądowe- w celu identyfikacji zasad funkcjonowania badanego systemu oraz potwierdzenie istnienia mechanizmów kontroli.
2. Testy zgodności – mające na celu dostarczenie dowodów na przestrzeganie ustalonych procedur. W testach zgodności wykorzystane zostały następujące techniki: rozmowa i analiza dokumentów.
3. Testy rzeczywiste, w których stosowane były następujące techniki: próbkowanie, uzgodnienie z dokumentami źródłowymi.

 
1.6 Okres poddawany badaniu:

Od 01.01.2010 r. do dnia audytu - 24.09.2024 r. W Wydziale Inwestycji audytem objęto także 2019r.

 

Rozdział II        

2.1. Ustalenia stanu faktycznego:           

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych minister, wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu JST lub kierownik jednostki powinni zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Należy zaznaczyć, że ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych  w art. 18 c określa przesłanki naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Są nimi niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez kierownika jednostki w zakresie kontroli zarządczej.          

Kontrola zarządcza to proces mający na celu zapewnienie, że cele i zadania jednostki są realizowane zgodnie z prawem, efektywnie, oszczędnie i terminowo.

W celu wdrożenia Standardów kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu wprowadzono następujące procedury:  

1. Zarządzenie Nr 16/2010 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 22.02.2010 r. w sprawie określenia  sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz zasad jej koordynacji.           

2. Zarządzenie Nr 163/2010 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etyki pracowników Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu.

3. Zarządzenie Nr 164/2010 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz zasad jego koordynacji.

4. Zarządzenie Nr 10/2012 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 30 stycznia 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 164/2010 z dnia 13 grudnia 2010r.           

5. Zarządzenie Nr 165/2010 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 13 grudnia 2010 r. w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu, określenia mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osiągania.           

6. Zarządzenie Nr 118/2011 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 10.10.2011 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu z późn.zm.      

 

2.1.1 Wyniki przeprowadzonych kontroli, w tym realizacja wydanych zaleceń.

W toku zadania zapewniającego zbadano funkcjonowanie wybranych elementów kontroli zarządczej na podstawie wyników przeprowadzonych kontroli w Urzędzie Miejskim  w Nowogrodźcu w latach 2019 – 2024, i tak:

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Spraw Społecznych – Naczelnik Wydziału Pan          - pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowogrodźcu.

1)Nazwa jednostki kontrolującej – Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu

Wystąpienie pokontrolne z 21.12.2020 r.

Zakres kontroli: realizacja zadań z zakresu administracji rządowej polegających na prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych na podstawie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności oraz zmiany imion i nazwisk, wykonywanych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r.   
o zmianie imienia i nazwiska.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów:

1.ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tj.:

• realizacja obowiązków organu gminy w zakresie wydawania dowodów osobistych,

• udostępnianie danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz dokumentacji związanej  z dowodami osobistymi,

• odmowa wydania dowodu osobistego.

2.ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, tj.:

• prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych,

• terminowość prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych,

• udostępnianie danych z rejestru mieszkańców i rej estru PESEL.

3. ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tj.:

• prowadzenie postępowań administracyjnych na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r.  
o zmianie imienia   i nazwiska oraz informowanie o zaistniałych zmianach.

 

Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2019 r. do dnia kontroli.

 

W wyniku kontroli realizację przez Burmistrza Nowogrodźca zadań z zakresu administracji rządowej oceniono:

• pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych,

• pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności,

• pozytywnie w zakresie zmiany imion i nazwisk.

 

Wydano następujące zalecenia pokontrolne:

W ZAKRESIE DOWODÓW OSOBISTYCH:

1. Weryfikować kompletność wniosku o udostępnienie danych i podejmować czynności, o których mowa w art. 64 § 2 k.p.a, a w przypadku zaistnienia przesłanek do odmowy wszczęcia postępowania, podejmować czynności na podstawie art. 61a k.p.a.

2. W przypadku dołączenia przez wnioskodawcę do wniosku o wydanie dowodu osobistego błędnej fotografii, podejmować czynności na podstawie art. 50 § 1 k.p.a.

3. W uzasadnieniu decyzji prawidłowo wskazywać datę doręczenia pism stronom.

 

W ZAKRESIE EWIDENCJI LUDNOŚCI:

1. Postępowania na każdym etapie sprawy prowadzić z udziałem wszystkich stron postępowania. 

2. Pisma kierować do osoby wyznaczonej w postanowieniu sądu o ustanowieniu kuratora dla osoby nieobecnej po uprawomocnieniu się tego postanowienia.

3. Powoływać aktualne publikatory ustaw.

 

W ZAKRESIE ZMIANY IMIENIA I NAZWISKA:

1. Dołączać wzmiankę dodatkową do aktu stanu cywilnego po doręczeniu decyzji wnioskodawcy.

2. Decyzje o zmianie imienia lub nazwiska przesyłać do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zgodnie  z art. 13 ust. 1 z.i.i.n.

 

W wyniku przeprowadzonego zadania audytowego sprawdzono realizację wniosków, i tak stwierdzono, że Pan Naczelnik po przeprowadzonej kontroli DUW w 2020 r. zrealizował wydane zalecenia:          

W ZAKRESIE DOWODÓW OSOBISTYCH:

Ad. 1

Na podstawie badania akt sprawy - WSS.5344.4.38.2023.1 ustalono, że w Wydziale weryfikowano kompletność wniosku o udostępnienie danych i podejmowano czynności, o których mowa w art. 64 § 2 k.p.a.

Ad. 2 i 3

W przypadku dołączenia przez wnioskodawcę do wniosku o wydanie dowodu osobistego błędnej fotografii, podejmowano czynności na podstawie art. 50 § 1 k.p.a. – sprawa WSS.5344.1.9.2024. Jednocześnie ustalono, że w uzasadnieniu decyzji prawidłowo wskazywano datę doręczenia pism stronom.

W ZAKRESIE EWIDENCJI LUDNOŚCI:

Ad. 1, 2 i 3

Na podstawie ustnych wyjaśnień Pana Naczelnika ustalono, że postępowania na każdym etapie sprawy prowadzono  z udziałem wszystkich stron postępowania, a pisma kierowano do osoby wyznaczonej w postanowieniu sądu o ustanowieniu kuratora dla osoby nieobecnej po uprawomocnieniu się tego postanowienia. W sprawach prowadzonych przez Wydział powoływano aktualne publikatory ustaw.

W ZAKRESIE ZMIANY IMIENIA I NAZWISKA:

Ad. 1.

Na podstawie badań czterech spraw ustalono, że wzmiankę dodatkową do aktu stanu cywilnego dołączano po doręczeniu decyzji wnioskodawcy.

Ad. 2

Na podstawie ustnych wyjaśnień Pana Naczelnika stwierdzono, że decyzje o zmianie imienia lub nazwiska przesyłano do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zgodnie z art. 13 ust. 1 z.i.i.n.

W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że Naczelnik Wydziału, co roku identyfikował i oceniał ryzyko w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki.

 

Pan Naczelnik Wydziału Spraw Społecznych  -                  - pełniący jednocześnie funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowogrodźcu, w roku:

- 2022 przeprowadził dwie kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez niego wydziale. 
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- 2023 przeprowadził dwie kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez niego wydziale. 
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- w III kwartale 2024 zaplanowane zostały do realizacji dwie kontrole wewnętrzne.

Ustalono, że Pan Naczelnik nie był zobowiązany do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Finansowym – Naczelnik Pani               .

1)Jednostka kontrolująca: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Legnicy.

Wystąpienie pokontrolne z 08 czerwca 2021 r.

Kontrola prowadzona w zakresie:

a) prawidłowości rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek. Do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,

b) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

c) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenie emerytalno i rentowe,

d)wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

W wyniku kontroli ustalono, że Pani             złożyła wyjaśnienia odnośnie nieprawidłowości stwierdzonych przez ZUS, i tak:

1. „Zgłoszono do ubezpieczenia zdrowotnego zleceniodawców () po ustawowym terminie z powodu nieterminowego dostarczenia dokumentów niezbędnych do zgłoszenia zatrudnionych w ramach umowy zlecenia”.

1. „W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za luty 2017 r. zadeklarowano składki na ubezpieczenie zdrowotne od kwot wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wypłaconych i rozliczonych w styczniu 2017 r. niżej wymienionych ubezpieczonych z powodu skopiowania danych z poprzedniego miesiąca:

W lutym 2017 r. nie wypłacano wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy”.

1.  

- X-XI 2018 r. za ubezpieczoną Panią ;

- XI 2018 r. za ubezpieczonego Pana ;

- XII 2018 r. za ubezpieczoną Panią .

Jako przyczynę nieprawidłowości Pani wskazała „wprowadzenie nieprawidłowej kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w programie płacowym”.

W okresie II i III 2019 r. błędnie zadeklarowano składki za ubezpieczonego Pana wskazując „błąd w programie płacowym przy generowaniu korekty deklaracji ZUS”.

1. Nie zgłoszono Panów: do ubezpieczeń ponieważ Panowie nie poinformowali, m.in. że zostali wyrejestrowany z ubezpieczeń w innej firmie.

 

W wyniku przeprowadzonego zadania audytowego sprawdzono realizację wniosków, i tak:

ustalono, że Naczelnik Wydziału Finansowego po przeprowadzonej kontroli ZUS w 2021 r. zobowiązał pracownika do terminowego (tj. w terminie 7 dni) zgłaszania zleceniobiorcy do ZUS. Sprawdzono czy zgłoszenia do ZUS dokonano terminowo, i tak wg zawartych umów i dokumentów zgłoszeniowych ZUS  - zgłoszenia dokonywane są terminowo (zgłoszenia 1-33/2024).

Ponadto, w wyniku kontroli ZUS, dokonano w audytowanej jednostce korekty zgłoszeń i składek ZUS.  
W przypadku:

1.  

W wyniku audytu ustalono, że Pan zwrócił do Urzędu kwotę 322,77 zł.

1. Pana stwierdzono niedopłatę składek ZUS po stronie zleceniobiorcy w łącznej kwocie 46,11 zł.

W wyniku audytu ustalono, że Pan zwrócił do Urzędu kwotę 46,11 zł.

1. Pana stwierdzono niedopłatę składek ZUS po stronie zleceniobiorcy w łącznej kwocie 46,51 zł.

W wyniku audytu ustalono, że Pan zwrócił do Urzędu kwotę 46,51 zł.

1. Pani       dokonano zwrotu nadpłaconej składki w wysokości 20,93 zł przy wynagrodzeniu za miesiąc sierpień 2021 r.

W wyniku audytu ustalono, że Pani     zwróciła kwotę 20,93 zł.

1. Pani dokonano zwrotu nadpłaconej składki w wysokości 48,69 zł przy wynagrodzeniu za miesiąc sierpień 2021 r.

W wyniku audytu ustalono, że Pani    zwróciła kwotę 48,69 zł.

1. Pani dokonano zwrotu nadpłaconej składki w wysokości 48,24 zł przy wynagrodzeniu za miesiąc sierpień 2021 r.

W wyniku audytu ustalono, że Pani    zwróciła kwotę 48,24 zł.

1. Pana , stwierdzono niedopłatę oraz nadpłatę składek ZUS w łącznej kwocie 417,61 zł.

W wyniku audytu ustalono, że Pan wyraził zgodę na potrącenie kwoty 417,61 zł
z wynagrodzenia za pracę jednorazowo w miesiącu sierpniu 2021 r.
Audytor ustalił, że kwota 417,61 zł została potrącona z wynagrodzenia

1. Pani , stwierdzono niedopłatę składek ZUS w łącznej kwocie 543,07 zł.

W wyniku audytu ustalono, że Pani wyraziła zgodę na potrącenie kwoty 543,07 zł
z wynagrodzenia za pracę jednorazowo w miesiącu sierpniu 2021 r.
Audytor ustalił, że kwota 543,07 zł została potrącona z wynagrodzenia

1. Pani , stwierdzono niedopłatę składek ZUS w łącznej kwocie 543,07 zł.

W wyniku audytu ustalono, że Pani wyraziła zgodę na potrącenie kwoty 543,07 zł
z wynagrodzenia za pracę ratalnie w trzech ratach:

- w VIII kwota 181,02 zł

- we IX kwota 181,02 zł

- w X kwota 181,03 zł

Audytor ustalił, że ww. kwoty zostały potrącone z wynagrodzenia Pani

 

2) Jednostka kontrolująca: Regionalna Izba Obrachunkowa

Wystąpienie pokontrolne z dnia 05 września 2023 r.

W wyniku kontroli gospodarki finansowej Gminy kontrola RIO stwierdziła nieprawidłowości  
i uchybienia w zakresie niżej wskazanych zagadnień:

Księgowość i sprawozdawczość

Środki pieniężne w kwocie 130.131,50 zł, przeznaczone na realizację wydatków budżetowych, których niezrealizowane kwoty nie wygasły z upływem roku budżetowego 2021 r. nie zostały przelane  
z rachunku bankowego budżetu na rachunek wydatków niewygasających do dnia 31.12.2021 r., co naruszało zapisy ust. 2 rozdziału III „Instrukcji w sprawie procedury postępowania w przypadku wydatków niewygasających Gminy Nowogrodziec” stanowiącej załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 13/2017 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 24.01.2017 r.  w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Gminy. W dniu 30.12.2021 r. Rada Miejska
w Nowogrodźcu podjęła uchwałę nr XLVI/302/21 w sprawie wydatków budżetowych, których niezrealizowane kwoty nie wygasają z upływem roku budżetowego 2021, natomiast przekazanie ww. środków nastąpiło dnia 3.01.2022 roku.

Na podstawie polecenia księgowania nr 714/2021 pod datą 31.12.2021 r. zaewidencjonowano zmniejszenie i zwiększenie o kwotę 130.131,50 zł stanu środków pieniężnych odpowiednio na rachunku bankowym budżetu (konto 133) i rachunku bankowym wydatków niewygasających (konto 135), co naruszało przyjęte przez jednostkę zasady funkcjonowania kont 133 i 135 opisane w załączniku nr 1 do „Instrukcji zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miejskiego  w Nowogrodźcu” stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 11/2018 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 29.01.2018 r. w sprawie zmiany przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Gminy, zgodnie  
z którymi zapisy na kontach 133 i 135 winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku  z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką, a bankiem. Z tego powodu na dzień 31.12.2021 r. saldo Wn subkonta 133-00 „Rachunek budżetu” w kwocie 12.948.441,36 zł było zaniżone o kwotę 130.131,50 zł w stosunku do stanu środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym budżetu, a saldo Wn konta 135 „Rachunek środków niewygasających” było w kwocie 130.131,50 zł, pomimo tego, że na rachunku bankowym wydatków niewygasających nie było środków pieniężnych.

W 2021 r. w ewidencji księgowej Urzędu, na podstawie wyciągów bankowych, zapisem ujemnym księgowano operacje dotyczące zwrotów środków pieniężnych na rachunek bankowy dla wydatków Urzędu (ewidencja na koncie 130), co naruszało przyjęte przez jednostkę zasady funkcjonowania konta 130 opisane w załączniku nr 2 do „Instrukcji zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miejskiego  w Nowogrodźcu”.

 

Operacje przeniesienia należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty przypadającej do spłaty w 2021 r. ujęto w księgach rachunkowych Urzędu na podstawie polecenia księgowania z dnia 2.01.2021 r. na stronie Wn konta 221 w korespondencji ze stroną Ma konta 720, bez równoczesnego wyksięgowania kwoty tych należności z konta 226 (w efekcie saldo konta 226 obejmowało zarówno należności długoterminowe, jak i należności krótkoterminowe ujęte na koncie 221). Dopiero pod datą 31.12.2021 r. na podstawie polecenia księgowania zmniejszono stan długoterminowych należności budżetowych i przychodów przyszłych okresów zapisem Wn 840-01/Ma 226-02. Powyższe było niezgodne z przyjętymi przez jednostkę zasadami ewidencji wynikającymi z opisów kont 221, 226, 720 i 840 w załączniku nr 2 do „Instrukcji zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu”, zgodnie z którymi przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych  w wysokości raty należnej na dany rok budżetowy winno być ujęte w księgach rachunkowych Urzędu zapisem Ma 226/Wn 221 z równoległym zapisem Wn 840/Ma 760, 720.

 

W ewidencji księgowej Urzędu na dzień 31.12.2021 r. wystąpiło nieprawidłowe saldo Wn konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w kwocie 3.351.975,42 zł, które było niezgodne z treścią ekonomiczną, ponieważ nie dotyczyło należności Urzędu tylko odzwierciedlało stan środków pieniężnych zgromadzonych na dzień 31.12.2021 r. na wyodrębnionych rachunkach bankowych budżetu (część salda Wn konta 133). W konsekwencji kwota 3.351.975,42 zł została wykazana zarówno w bilansie z wykonania budżetu Gminy sporządzonym na dzień 31.12.2021 r.  (w aktywach w poz. I.1.1 – środki pieniężne budżetu) oraz w bilansie Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu sporządzonym na dzień 31.12.2021 r. (w aktywach w poz. B.II.5 – rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe  
i z tytułu dochodów budżetowych). Powyższe naruszało art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).

 

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (jednostkowym) jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i organu, a następnie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2021 r. nie ujęto należności długoterminowych w kwocie ogółem 6.237.804,08 zł, wynikających z ewidencji księgowej Urzędu konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Na dzień 31.12.2021r. konto 226 wykazało saldo Wn  w kwocie 6.237.804,08 zł. Powyższe naruszało § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy  i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2396 ze zm.) oraz § 12 ust. 2 załącznika  nr 8 do ww. rozporządzenia.

 

Dochody budżetowe

Pomimo, że podatnicy o numerach ewidencyjnych 13/699 i 8/783 nie złożyli informacji podatkowych, w związku z powstaniem obowiązku podatkowego wynikającego z nabycia lokali mieszkalnych odpowiednio w dniach 13.07.2020 r. i 05.06.2021 r., organ podatkowy nie skorzystał z uprawnienia wynikającego z art. 274a § 1 ustawy  z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm., Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) i nie wezwał do ich złożenia (organ podatkowy był   
w posiadaniu dokumentów potwierdzających powstanie obowiązku podatkowego).

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli RIO wydała wnioski pokontrolne:

 

1. Przestrzeganie obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości wprowadzonych zarządzeniem  nr 189/2022 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 24.10.2022 r., w szczególności w zakresie:

a) przekazywania środków przeznaczonych na realizację wydatków budżetowych, których niezrealizowane kwoty nie wygasły z upływem roku budżetowego na wyodrębniony rachunek bankowy do 31 grudnia danego roku budżetowego,

b) dokonywania księgowań na kontach 130 „Rachunek bieżący jednostki”, 133 „Rachunek budżetu”  
i 135 „Rachunek środków niewygasających” na podstawie dokumentów bankowych, w celu zachowania zgodności zapisów między jednostką a bankiem,

c) ewidencji operacji gospodarczych na kontach 221, 226, 720 i 840 dotyczących przeksięgowania należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok budżetowy zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont.

 

2. Przestrzeganie przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) w szczególności w zakresie ujmowania w księgach rachunkowych Urzędu rozrachunków   
i środków pieniężnych oraz wykazywania ich stanów w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy.

3. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej  
z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 652), w szczególności w zakresie sporządzania sprawozdania Rb-N  o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na podstawie ewidencji księgowej  i wykazywania w tym sprawozdaniu należności długoterminowych zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia oraz § 12 ust. 2 załącznika nr 8 do rozporządzenia.

4. Przestrzeganie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.),  w szczególności w zakresie żądania przez organ podatkowy złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia informacji podatkowych lub wzywania do ich złożenia, jeżeli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku, stosownie do art. 274a § 1 ustawy.

 

W wyniku przeprowadzonego zadania audytowego sprawdzono realizację wniosków, i tak zgodnie z wyjaśnieniami Pani Naczelnik:

Ad. 1

Pkt  1 a) i b )-  Środki na realizację wydatków budżetowych, których niezrealizowane kwoty nie wygasły z upływem roku budżetowego są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy   konto 135 – rachunek środków niewygasających w terminie do 31 grudnia  każdego roku.

Księgowania są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych.

Był to jednorazowy przypadek- od czasu wejścia przepisów o wydatkach niewygasających.

 

Pkt  1 c) -  ewidencja operacji gospodarczych na kontach  221, 226, 720 i 840 dotyczących przeksięgowań należności długoterminowych do krótkoterminowych prowadzona jest prawidłowo zgodnie z zasadami polityki rachunkowości – zał. nr 1 do Zarządzenia nr 189/2022 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 24.10.2022 r.

 

Należności dotyczące roku bieżącego wyksięgowane są z konta 226/221  na należności bieżące konto 221/720  z równoległym wyksięgowaniem na koncie 720/840

 

Pkt 2  -  Środki pieniężne wykazane z końcem roku na koncie 240  „Pozostałe rozrachunki”  przeksięgowane są zgodnie z ich treścią ekonomiczną na konto 130 „Rachunek bankowy” z datą 02.01. danego roku dokumentem PK.

W 2023 r. dokonano poprawnych księgowań środków pieniężnych i prawidłowo wykazano ich stany  
w sprawozdaniu finansowym.

 

Pkt 3.   -  Należności długoterminowe są wykazywane w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności  na podstawie ewidencji księgowej zgodnie z danymi konta 226. Nieprawidłowość została wyeliminowana już w trakcie kontroli.

 

Pkt. 4.    -  W przypadku niezłożenia informacji podatkowej w wymaganym terminie  ( 14 dni)   przez podatnika, który nabył nieruchomości od gminy -  pracownicy na podstawie aktu notarialnego wzywają podatnika do złożenia informacji podatkowej.

 

Ponadto w załączniku nr 1 do polityki rachunkowości na zalecenie RIO zobowiązano Wydział Komunalny do składania  miesięcznych wykazów aktów notarialnych zakupu/sprzedaży nieruchomości gminnych na podstawie których, są sporządzane wezwania w przypadku niewywiązania się podatnika z obowiązku podatkowego.

 

Audytor na podstawie szczegółowej analizy dokumentacji dostarczonej przez Panią Naczelnik ustalił, że ww. zalecenia zostały zrealizowane.

 

W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że Naczelnik Wydziału, co roku identyfikował i oceniał ryzyko w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki

 

Ustalono, że Naczelnik Wydziału Finansowego Pani               w roku:

- 2022 przeprowadziła cztery kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale. 
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- 2023 przeprowadziła trzy kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale. 
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- do lipca 2024 przeprowadziła  trzy kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale.   
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ustalono, że Pani Naczelnik nie była zobowiązana do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Administracyjno-Prawnym – Naczelnik Pani 

 

1)Jednostka kontrolująca: Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Bolesławcu.

 

Wystąpienie pokontrolne z dnia 16.07.2021 r.

Zakres i przedmiot kontroli: Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu bez względu na miejsce przechowywania i tytuł prawny tej dokumentacji.

 

„W wyniku kontroli stwierdzono mi.in., że w trakcie poprzedniej kontroli, którą przeprowadzono
24 lipca 2019 r., znak: OB.421.14.2019 wydano zalecenia pokontrolne. Wykonano trzy zalecenia z pięciu wydanych: pierwsze z nich dotyczące przesłania 4 – tych egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przedstawienia dokumentacji kategorii archiwalnej BE do ekspertyzy archiwalnej. Wykonano częściowo zalecenie odnośnie porządkowania dokumentacji osiedleńczej, nie przekazano jej do archiwum państwowego, nie uporządkowano dokumentacji – koperty dowodowe osób zmarłych, która nadal przechowywana jest w pudle kartonowym bez ewidencji”.

 

W dalszej części wystąpień – Ocena działalności jednostki, stwierdzono, iż:

„w trakcie kontroli stwierdzono, że w archiwum zakładowym znajduje się dokumentacja koperty dowodowe osób zmarłych, z których część nie jest archiwizowana. Dokumentacja ta podlega przekazaniu do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu jako materiały archiwalne zgodnie z kryteriami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – 5344 Obsługa dowodów osobistych.

Należy dokonać klasyfikacji dokumentacji inwestycyjno-budowlanej, która posiada klasyfikację: B5, B50, B99. Jednostki aktowe (teczki) „Łączne zobowiązania podatkowe rolników (Karty gospodarstw rolnych)” 1977-1990, 47 ja, zakwalifikować do materiałów archiwalnych np. kary nieruchomości gospodarstw rolnych.”

 

W wyniku kontroli wydane zostały zalecenia:

1. W związku ze zmianą przepisów kancelaryjno- archiwalnych w 2011 roku, zgodnie z § 6.3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dokonać porównania nadanej kategorii archiwalnej z obecnie obowiązującą dla dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Urzędu, dotyczy to dokumentacji techniczno- inwestycyjnej, która posiada nadaną kategorię archiwalną: B5, B50, B99.
2. Ze względu na wartość historyczną dokumentacji, zakwalifikować do materiałów archiwalnych oraz uporządkować zgodnie z wymogami odnoszącymi się do materiałów archiwalnych „Łączne zobowiązania podatkowe rolników (Karty gospodarstw rolnych)” 1977-1990, 47 ja.
3. Akta osiedleńcze stanowiące materiały archiwalne uporządkować zgodnie z kryteriami odnoszącymi się do materiałów archiwalnych, w stanie uporządkowanym na podstawie ewidencji przekazać do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu
4. Przekazać do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu zdeponowaną dokumentację Koła Miejsko-Gminnego Związku Kombatantów RP i BWP w Nowogrodźcu.
5. Uporządkować według kryteriów odnoszących się do materiałów archiwalnych koperty dowodowe osób zmarłych. Dokumentację dotyczącą dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 roku, przekazać do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu. Metodyka postępowania z dokumentacją dowodów osobistych osób zmarłych została określona w Uchwałach Komisji Metodycznej przy Dyrektorze Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 25 lutego 2019 r. – uchwała nr 4 i 5.”

 

Archiwum Państwowe we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu dla wydanych zaleceń wydało termin realizacji zaleceń - do dnia 31.12.2021 r.

 

2)Jednostka kontrolująca: Archiwum Państwowe we Wrocławiu. Oddział w Bolesławcu.

Wystąpienie pokontrolne z dnia 18.08.2023 r.

Zakres i przedmiot kontroli: Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu bez względu na miejsce przechowywania i tytuł prawny tej dokumentacji.

„W wyniku kontroli stwierdzono mi.in., że w trakcie poprzedniej kontroli, którą przeprowadzono 17 lipca 2021 r., wydano 5 zaleceń pokontrolnych, i tak:            

wykonano zalecenie nr 3 – przekazano do Archiwum Państwowego akta osiedleńcze, zakwalifikowano do materiałów archiwalnych „Łączne zobowiązania podatkowe rolników”.  Zalecenie pokontrolne nr 5 jest w trakcie realizacji (a więc po ponad półtora roku od dnia 31.12.2021 r.)

 

Po ponad półtora roku (od dnia 31.12.2021 r.) nie wykonano zalecenia nr 1 i 4 – uporządkowanie dokumentacji oraz przekazania jej do Archiwum Państwowego, dotyczy kopert dowodowych osób zmarłych zakwalifikowanych do  materiałów archiwalnych (wytworzone do 1979 r. włącznie) oraz ksiąg meldunkowych.

 

W wyniku kontroli wydane zostały zalecenia:

1. Uporządkować według kryteriów odnoszących się do materiałów archiwalnych koperty dowodowe osób zmarłych. Dokumentację dotyczącą dowodów osobistych wydanych w okresie do 1979 roku, przekazać do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu. Metodyka postępowania z dokumentacją dowodów osobistych osób zmarłych została określona w Uchwałach Komisji Metodycznej przy Dyrektorze Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 25 lutego 2019 r. – uchwała nr 4 i 5.”
2. W związku ze zmianą przepisów kancelaryjno- archiwalnych w 2011 roku, zgodnie z § 6.3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dokonać porównania nadanej kategorii archiwalnej z obecnie obowiązującą dla dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Urzędu, dotyczy to dokumentacji techniczno- inwestycyjnej, która posiada nadaną kategorię archiwalną: B5, B50, B99.
3. Przekazać do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu zdeponowaną dokumentację Koła Miejsko-Gminnego Związku Kombatantów RP i BWP w Nowogrodźcu.

 

Przy czym wszystkie wyżej wymienione zalecenia zostały wydane ponownie.

Archiwum Państwowe we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu dla wydanych zaleceń wydało ponowny termin (poprzedni termin – 31.12.2021 r.) realizacji tych samych zaleceń - do dnia 30.06.2024 r.

W wyniku ustaleń audytu stwierdzono, że do końca sierpnia 2024 r. wydane zalecenia nie zostały zrealizowane.

 

Naczelnik Wydziału Pani         wraz z pracownikiem Wydziału Panią          . złożyły następujące wyjaśnienia:

„Ad. 1 Koperty dowodowe osób zmarłych są w trakcie uporządkowywania – została podpisana umowa z Firmą                     z Jeleniej Góry w dniu 24.06.2024 r. z terminem wykonania prac do 30.11.2024 r. Po uporządkowaniu koperty zostaną oddane do Archiwum Państwowego we Wrocławiu Oddział w Bolesławcu. W okresie wcześniejszym nie było zgody pracodawcy na podpisanie umowy z osobą/firmą wykwalifikowaną.

Ad. 2 Wydział Administracyjno Prawny zaproponuje do budżetu na 2025 rok środki na zadanie dotyczące nadania odpowiedniej kategorii dokumentacji techniczno – inwestycyjnej, która posiada nadaną kategorię archiwalną B5, B50, B99 zgodnie z obecnie obowiązującą instrukcją kancelaryjną. Jest to stara dokumentacja z lat od 1962 r. Jest ułożona w archiwum zakładowym, nie występuje problem z wolnym miejscem na nową dokumentację, dlatego też stoimy na stanowisku, że nie jest to na tyle pilna sprawa do realizacji.

 

Ad. 3 Dokumentacja                              w Nowogrodźcu jest w trakcie przygotowywania do przekazania do Archiwum Państwowego we Wrocławiu, Oddział w Bolesławcu. Przygotowanie polega na sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego, przygotowaniu odpowiednio teczek akt tj. paginacja stron, usunięcie metalowych spinaczy, prawidłowe opisanie teczek oraz wysłanie do akceptacji spisów Archiwum Państwowego w Bolesławcu.”

 

Audytor częściowo nie uznaje powyższych wyjaśnień i wskazuje, iż pierwszym terminem realizacji zaleceń był termin do  31.12.2021 r.; drugim terminem wskazanym przez Archiwum był termin: do 30.06.2024 r.  W trakcie audytu ustalono, że w Wydziale „własnymi siłami” było możliwe do realizacji zalecenie nr 3, które nie zostało w Wydziale wykonane od ponad 2,5 lat. Ponadto argumentacja, iż „nie występuje problem z wolnym miejscem na nową dokumentację (w archiwum), dlatego też stoimy na stanowisku, że nie jest to na tyle pilna sprawa do realizacji”   w opinii audytora nie znajduje uzasadnienia, ponieważ wydaje się, że jeśli sprawa została by zrealizowana na bieżąco (na bieżąco przekazana do archiwum), wówczas nie zaszłaby  potrzeba formułowania zalecenia przez organ kontrolujący.

W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że Naczelnik Wydziału, w 2022 i 2023 identyfikował  i oceniał ryzyko w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki. Natomiast w toku audytu audytorowi przedstawiono do wglądu nie zatwierdzony przez Burmistrza arkusz ryzyk na 2024 rok, tym samym stwierdzono, że w Wydziale nie przestrzegano zapisów wewnętrznych procedur, a w szczególności § 11 ust. 3 zarządzenia nr 10/2012 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 30 stycznia 2012 r., który brzmi „arkusze ryzyk po zaakceptowaniu przez Burmistrza przedkładane są pracownikowi zajmującemu samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej”.

Powyższe wskazuje również na nieprawidłowy nadzór nad realizacją zadań przez Naczelnika Wydziału.

 

Ustalono, że Naczelnik Wydziału Administracyjno-Prawnego Pani           w roku:

- 2022 przeprowadziła cztery kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale. 
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- 2023 przeprowadziła trzy kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale. 
W wyniku dwóch przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości. W wyniku jednej kontroli wydano jedno zalecenie: „uporządkować dokumentację w ten sposób, aby oddzielić każde stowarzyszenie i związek  i dokumentację chronologicznie gromadzić w oddzielnych segregatorach odpowiednio opisanych, tak aby w razie konieczności osoba zastępująca lub przełożeni mogli w łatwy sposób odnaleźć dokumentację poszczególnych stowarzyszeń/związków”.

- do lipca 2024 przeprowadziła jedną kontrolę wewnętrzną w nadzorowanym przez nią wydziale. 
W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

Ustalono, że Pani Naczelnik nie była zobowiązana do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Komunalnym - Naczelnik Pan

 

W badanym okresie, w latach 2020 -2023 w Wydziale, co roku przeprowadzana była przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego kontrola w zakresie oceny stanu sanitarno - higienicznego przystanków autobusowych - w wyniku kontroli nie stwierdzano nieprawidłowości.

 

Kontrolą zadania Wydziału objęła również Regionalna Izba Obrachunkowa, która w wystąpieniach pokontrolnych  z dnia 05 września 2023 r. stwierdziła w wyniku kontroli gospodarki finansowej Gminy nieprawidłowości i uchybienia w zakresie niżej wskazanych zagadnień:

Gospodarka mieniem

W zawiadomieniach o terminie i miejscu zawarcia umowy, kierowanych do nabywców wyłonionych  
w przeprowadzonych w latach 2020-2022 przetargach na sprzedaż nieruchomości, nie zamieszczono  
(w pięciu na sześć objętych kontrolą przetargach) informacji, że w przypadku nie przystąpienia nabywcy bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i w terminie podanych   
w zawiadomieniu, wpłacone wadium nie podlega zwrotowi, czym naruszono art. 41 ust. 2 ustawy z 21 sierpnia 1997 r.  o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2020 r. poz. 65 ze zm., Dz.U. z 2020 r. poz. 1990 ze zm., Dz.U. z 2021 r. poz. 1899 ze zm.).

 

Informacje o wyniku przetargów objętych kontrolą, w wyniku których ustalono nabywcę nieruchomości nie były zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu go obsługującego (zamieszczano tylko na tablicy ogłoszeń w urzędzie), a informacji o wyniku przetargów zakończonych wynikiem negatywnym nie sporządzano i nie podawano do publicznej wiadomości, co było niezgodne z § 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu  i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. z 2014 r. poz. 1490 ze zm., Dz.U. z 2021 r. poz. 2213).

 

W objętych kontrolą sprzedażach lokali mieszkalnych: nr 1 (         ), nr 1 (       ), nr 4 (       ) i nr 6 (                                   )  zlecenie sporządzenia operatu szacunkowego,   a w konsekwencji określenie przez rzeczoznawcę majątkowego wartości lokalu, nastąpiło przed uzyskaniem zaświadczenia od starosty o spełnieniu przez nieruchomość wymogów samodzielnego lokalu mieszkalnego. Stosownie do dyspozycji zawartej w § 32 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów  z 21 września 2004 r. w sprawie wyceny nieruchomości i sporządzania operatu szacunkowego (Dz.U.  z 2004 r. Nr 207, poz. 2109 ze zm., Dz.U. z 2021 r. poz. 555) określenie wartości lokalu może nastąpić po uprzednim oznaczeniu przez właściciela przedmiotu odrębnej własności lokalu i po wydaniu zaświadczenia wymienionego w art. 2 ust. 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie  z art. 2 ust. 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2020 r. poz. 532 ze zm.,  Dz.U. z 2020 r. poz. 1910 ze zm., Dz.U. z 2021 r. poz. 1048) spełnienie wymagań, o których mowa  w ust. 1a-2, stwierdza starosta w formie zaświadczenia.

 

W objętych kontrolą wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę (sporządzonych i podanych do publicznej wiadomości w latach 2020-2022) nie zawarto informacji wymienionych w art. 35 ust. 2) pkt. 8, 9 i 10 powołanej ustawy o gospodarce nieruchomościami, a mianowicie nie określono: wysokości opłat z tytułu dzierżawy, terminów wnoszenia opłat oraz zasad aktualizacji opłat.

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli RIO wydała wnioski pokontrolne:

1. Przestrzeganie przepisów ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U.   
z 2023 r. poz. 344 ze zm.), w szczególności w zakresie:

a) zamieszczania w zawiadomieniu o terminie zawarcia umowy sprzedaży informacji, że jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy   
w miejscu i w terminie podanych w zawiadomieniu, wpłacone wadium nie podlega zwrotowi, stosownie do art. 41 ust. 2 ustawy,

b) określania w wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę wysokości opłat   
z tytułu dzierżawy, terminów wnoszenia opłat oraz zasad aktualizacji opłat, zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 8, 9 i 10 ustawy.

 

2. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu
i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. z 2021 r. poz. 2213), w szczególności w zakresie podawania do publicznej wiadomości informacji o wyniku przetargu zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia.

 

3. Zlecanie sporządzenia operatów szacunkowych, przeznaczonych do sprzedaży lokali mieszkalnych, po uprzednim wydaniu przez starostę zaświadczenia o spełnieniu przez nieruchomość wymogów samodzielnego lokalu mieszkalnego, stosownie do § 32 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów  z 21 września 2004 r. w sprawie wyceny nieruchomości i sporządzania operatu szacunkowego  (Dz.U. z 2021 r. poz. 555) w związku z art. 2 ust. 3 ustawy  z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048).

Pan Naczelnik w piśmie do RIO poinformował o realizacji zaleceń.

 

W toku czynności audytowych sprawdzono realizację wydanych zaleceń, i tak:

Ad. 1 a)

Ustalono, iż realizując wnioski pokontrolne ujednolicono, stosowany w wydziale, wzór zawiadomienia o terminie zawarcia umowy sprzedaży, który zawiera  informację o uprawnieniu organizatora przetargu wynikającym z art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami” (jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie przystąpi bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy w miejscu i terminie podanych w zawiadomieniu, wpłacone wadium nie podlega zwrotowi) – na podstawie badanych spraw audytor ustalił, że zalecenie zostało zrealizowane.

 

Ad. 1 b)

Według informacji Pana Naczelnika, „w wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę, najem lub użytkowanie, zostanie określona wysokość wywoławczej stawki opłat. Realizując wnioski pokontrolne ujednolicono, stosowany w Wydziale wzór wykazu zawierający wysokość wywoławczej stawki opłat z tytułu użytkowania, najmu lub dzierżawy, termin wnoszenia opłat oraz zasad aktualizacji opłat, stosownie do art. 35 ust. 2 pkt 8, 9 i 10 ustawy”.

W objętych audytem wykazach nieruchomości (tj. z dnia: 24.11.2023 r., 15.01.2024 r., 8.04.2024 r., 23.04.2024 r., 30.04.2024 r., 13.05.2024 r.) przeznaczonych do oddania w dzierżawę (sporządzonych i podanych do publicznej wiadomości po wydaniu zaleceń przez RIO czyli od 5.09.2023 r.) stwierdzono, że w 5 na 6 objętych badaniem wykazach nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę zawarto informacje wymienione w art. 35 ust. 2 pkt. 8, 9 i 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a mianowicie określono: wysokości opłat  z tytułu dzierżawy, terminów wnoszenia opłat oraz zasad aktualizacji opłat. W 1 wykazie z dnia 13.05.2024 r. dotyczącym Obrębu Nowogrodziec – 4 -części niezabudowanych działek  nr            i          nie podano wysokości wywoławczej stawki opłat. Zwrócono się o wyjaśnienia – dlaczego w wykazie z dnia 13.05.2024 r. dotyczącym Obrębu Nowogrodziec – 4 -części niezabudowanych działek  nr        i          nie podano wysokości wywoławczej stawki opłat – proszę o wyjaśnienie przyczyny nie podania wysokości wywoławczej stawki opłat. W odpowiedzi Pan Naczelnik poinformował, że „jeśli chodzi o brak podania wysokości stawki wywoławczej opłat dotyczącej  działek  nr    i     informuję, że wykaz dotyczył wydłużenia na kolejne lata”.    
Audytor uznaje powyższe wyjaśnienia.

 

Ad. 2

W toku audytu ustalono, że Pan Naczelnik zobowiązał pracowników do wywieszenia na tablicy ogłoszeń i publikacji  w BIP, informacji o wynikach wszystkich przetargów, również tych zakończonych wynikiem negatywnym, co stwierdzono na podstawie badanych spraw.

 

Ad. 3

Odnośnie realizacji zaleceń audytor nie ustalił, czy zalecenie jest realizowane, ponieważ w badanym okresie nie były sporządzane operaty. Jednakże Pan Naczelnik wskazał, że „poinformowano rzeczoznawcę majątkowego, aby wykonując umowę na wykonanie operatu szacunkowego wraz z uzyskaniem zaświadczenia o samodzielności lokalu, określał wartość lokalu dopiero po uzyskaniu zaświadczenia o samodzielności lokalu.”

 

W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że Naczelnik Wydziału, w 2022 identyfikował i oceniał ryzyko w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki. Natomiast w toku audytu audytorowi przedstawiono do wglądu nie zatwierdzony przez Burmistrza arkusz ryzyk na 2023 rok oraz na 2024 rok, tym samym stwierdzono, że w Wydziale nie przestrzegano zapisów wewnętrznych procedur, a w szczególności § 11 ust. 3 zarządzenia nr 10/2012 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 30 stycznia 2012 r., który brzmi „arkusze ryzyk po zaakceptowaniu przez Burmistrza przedkładane są pracownikowi zajmującemu samodzielne stanowisko ds. kontroli wewnętrznej”.

Powyższe wskazuje również na

 

Ustalono, że Naczelnik Wydziału Komunalnego Pan w roku:

- 2022 przeprowadził cztery kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez niego wydziale.                
W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ustalono, że zgodnie z Planem kontroli na 2023 r. zaplanowano przeprowadzenie trzech kontroli w Wydziale Komunalnym na temat:

1. Prawidłowość utrzymania grobów i cmentarzy wojennych, położonych na terenie gminy.
2. Kontrola wydawanych zaświadczeń o nadaniu numeru porządkowego nieruchomości.
3. Kontrola związana z opłatami na utrzymanie schroniska dla zwierząt.

z których nie zostały sporządzone pisemne protokoły,

 

W wyjaśnieniach Pan Naczelnik wskazał, że „Powyższe zadania zostały prawidłowo przeprowadzone, zakończone, rozliczone. Jako Naczelnik Wydziału Komunalnego na bieżąco kontrolowałem prowadzone zadania. Wszystkie dokumenty, które trafiają do wydziału, odbierałem osobiście  
w Punkcie Obsługi Interesanta a co za tym idzie na bieżąco miałem informacje na temat w/w spraw.  
Z uwagi na dużą ilość prowadzonych w 2023 roku spraw nie sporządziłem pisemnego protokołu.”

Audytor zaznacza, że zgodnie z §  47 do  § 50 Zarządzenia Burmistrza Nowogrodźca w sprawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu Naczelnik Wydziału zobowiązany jest do prowadzenia kontroli wewnętrznej. „Z kontroli sporządza się protokół”. Regulamin przewiduje, iż „kontrolujący może odstąpić od sporządzenia protokołu w przypadku nie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości, sporządzając jedynie notatkę służbową”. W toku audytu stwierdzono, że brak jest notatek służbowych z przeprowadzonych kontroli w 2023 r.

 

Ustalono, że Pan Naczelnik nie był zobowiązany do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Kontrole prowadzone na Samodzielnym stanowisku – Inspektor ds. kontroli i zamówień publicznych

 

W toku audytu ustalono, że w ramach swoich obowiązków Pani         m.in. współpracowała  
z Wydziałem Inwestycji, w związku z czym wyniki kontroli zewnętrznych przedstawione zostały  
w dalszej części sprawozdania – Kontrole prowadzone w Wydziale Inwestycji.

 
W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że co roku identyfikowane i oceniane było ryzyko  w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki.

Stwierdzono, że Pani              realizowała czynności kontrolne w jednostkach organizacyjnych Gminy, stosownie do zapisów Regulaminu organizacyjnego i wewnętrznych Planów kontroli.

 
Ustalono, że Pani nie była zobowiązana do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Teleinformatyki i Bezpieczeństwa – Naczelnik Wydziału Pan         .

Niniejsza część sprawozdania z przeprowadzonego audytu traktowana jest jako dokumenty wewnętrzne udostępniane jedynie ograniczonemu kręgowi osób, tylko tym osobom, którym są niezbędne w związku z powierzonymi im zadaniami. Ich ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez Urząd zadań w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa. Udostępnienie sprawozdania wiązałoby  się z ujawnieniem stosowanych zabezpieczeń, słabości systemu czy też szczegółowych informacji odnoszących  się do konkretnych sposobów zabezpieczenia. 
Jak wskazuje się w orzecznictwie, informacje techniczne np. dotyczące sposobu funkcjonowania danego narzędzia użytkowanego przez organ, nie stanowią informacji publicznej. Powyższe stanowisko jest uzasadnione chociażby przyczynami związanymi  z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa i integralności danego narzędzia przez ingerencją tak wewnętrzną jak i zewnętrzną. Wskazanie szczegółowych rozwiązań dotyczących funkcjonowania systemu teleinformatycznego może ułatwić osobom trzecim ingerencję w ten system poprzez próbę ominięcia stosowanych zabezpieczeń.

Mając powyższe na uwadze, dane takie, mające w zasadzie charakter techniczny, nie stanowią informacji publicznej.

 

Kontrole prowadzone w Wydziale Inwestycji – Naczelnik Wydziału Pan          (poprzedni Naczelnik Pani             )

 

1)Nazwa jednostki kontrolującej – Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego

Raport z czynności kontrolnych z 31.12.2020 r.

Projekt kontrolowany – „Renowacja wieży widokowej w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu”

W raporcie w rubryce - Uwagi kontrolujących wskazano:              

W dniu 14 lipca 2021r. w Gminie Nowogrodziec na podstawie zlecenia z dnia 30 grudnia 2020r. zrealizowano uzupełniające czynności wizyty. Wizyta na miejscu została przeprowadzona na podstawie art. 46 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2015r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz.U. poz. 349 i 1888, z 2016r. poz. 337 1579 oraz z 2017r. poz.5 i 60).

 

Wizytę przeprowadzono na miejscu realizacji operacji, gdzie weryfikacją objęto dokumentację dotyczącą operacji pn. „Renowacja wieży widokowej w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu”, w ramach operacji realizowanej przez Gminę Nowogrodziec pn. „Renowacja wieży widokowej w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu." W ramach poddziałania 19.2 „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność" objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020."

W wyniku realizacji operacji został osiągnięty cel: „Rewitalizacja lokalnego obiektu dziedzictwa kulturowego oraz promowanie swoistych walorów historyczno-kulturowych w regionie LGD Partnerstwo Izerskie poprzez renowację zabytkowej wieży widokowej w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu”. W/w wieża jest usytuowany na działce nr 271/31 obręb geodezyjny nr 0004 Nowogrodziec, dla której prowadzona jest księga wieczysta o nr JG1B/00014733/8.
Na podstawie przeprowadzonej wizyty i sprawdzeniu dokumentacji dotyczącej przedmiotowej operacji stwierdzono, iż zakres operacji określony w Umowie o przyznaniu pomocy nr 00753-6935-UM 0110957/18 z dnia 04 września 2019r. został zrealizowany.      

W wyniku kontroli nie wydano zaleceń.

 

2)Nazwa jednostki kontrolującej – Dolnośląski Urząd Wojewódzki

 

Wystąpienie pokontrolne z 25.10.2021 r.

Kontrola problemowa w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu z siedzibą przy ul. Rynek 1, 59-730 Nowogrodziec, w zakresie prawidłowości realizacji projektu pn.: „Przebudowa drogi gminnej - ul. Kolejowa Wykroty dz. nr 1028/5”, realizowanego w ramach Rządowego Funduszu Rozwoju Dróg (wcześniej: Funduszu Dróg Samorządowych).

Ocena kontrolowanego zagadnienia:

Prawidłowość realizacji przez Gminę Nowogrodziec zadania pn.: „Przebudowa drogi gminnej - ul. Kolejowa Wykroty dz. nr 1028/5” oceniono pozytywnie. Podstawą sformułowania oceny było badanie w następujących obszarach: przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy zadania, finansowa oraz rzeczowa realizacja projektu, wykonanie postanowień umowy o dofinansowanie.

 

3)Nazwa jednostki kontrolującej – Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego

Raport z czynności kontrolnych z 19.03.2024 r.

Projekt kontrolowany – „Budowa placu zabaw w Milikowie”

W raporcie w rubryce - Uwagi kontrolujących wskazano:              
W dniu 03 kwietnia 2024r. w Gminie Nowogrodziec na podstawie zlecenia z dnia 18 marca 2024r. zrealizowano czynności kontrolne. Wizyta w miejscu przeprowadzona została w oparciu o Ustawę z dnia 20 lutego 2015r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 2022r. poz. 2422, 2433, 2727 z 2023r. poz.412).            

Czynności kontrolne przeprowadzono w miejscu realizacji operacji, gdzie weryfikacją objęto dokumentację, dotyczącą operacji pn. „Budowa placu zabaw w Milikowie” w ramach działania ,,Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER" poddziałanie „19.2 Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność" w zakresie Rozwój ogólnodostępnej infrastruktury turystycznej lub rekreacyjnej, lub kulturalnej, objętego PROW na lata 2014-2020. 
Celem operacji jest rozwój ogólnodostępnej i niekomercyjnej infrastruktury rekreacyjnej z elementami edukacji ekologicznej w regionie LGD Partnerstwo Izerskie poprzez budowę placu zabaw w Milikowie wraz  z zagospodarowaniem terenu.

Operacja została zrealizowana: Gmina Nowogrodziec 59-730, miejscowość Milików, działka nr    oraz       , nr obrębu ewidencyjnego 0006 Milików, nr księgi wieczystej            .

Zakres rzeczowy inwestycji sprawdzono w oparciu o: faktury, protokoły odbioru robót budowlanych, dostępne kosztorysy i dokumentację projektową.

Podczas czynności kontrolnych zapoznano się z dokumentacją finansowo-księgową. Zakres rzeczowy operacji zweryfikowano podczas wizji lokalnej.

 

Zweryfikowano dokumenty ujęte w wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. Zakres rzeczowy inwestycji sprawdzono podczas wizji lokalnej. Celem wizyty było sprawdzenie faktów stanowiących podstawę przyznania płatności. Potwierdzenie, iż rzeczywiście poniesione koszty są zgodne z zasadami krajowymi i wspólnotowymi.      
Na podstawie przeprowadzonych czynności kontrolnych tj. sprawdzeniu dostępnej dokumentacji stwierdzono, że zakres      operacji określony w Umowie o Przyznaniu Pomocy nr 01729-6935-UM0112523/22 z dnia 12 czerwca 2023г. został zrealizowany.

 

Czynności kontrolne zostały przeprowadzone w oparciu o Ustawę z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich  w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz. U. z 2022r. poz. 2422, 2433, 2727 z 2023г. poz.412).

 

W wyniku kontroli nie wydano zaleceń.

 

 

Pozostałe kontrole prowadzone przez jednostkę kontrolującą:

Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 działająca poprzez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego – Departament Funduszy Europejskich.

W dniu 21.08.2024 r. audytor zwrócił się do Naczelnika Wydziału o przedstawienie  wykazu wszystkich kontroli prowadzonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego – Departament Funduszy Europejskich za okres 2019-2023 wraz ze wszystkimi Informacjami pokontrolnymi z lat 2019-2023 oraz wskazanie m.in. wydatków niekwalifikowalnych.

 

W odpowiedzi Pan Naczelnik przedstawił poniższy wykaz:

 

WYKAZ KONTROLI PRZEPROWADZONYCH PRZEZ URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA DOLNOŚLĄSKIEGO - DEPARTAMENT FUNDUSZY EUROPEJSKICH  W LATACH  2019-2023

	DATA KONTROLI	NAZWA PROJEKTU	PRZEDMIOT KONTROLI	INFORAMACJA POKONTROLNA	KWOTA WYDATKÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH	KWOTA NAŁOŻONYCH KOREKT	KWOTA KAR, ODSZKODOWAŃ, ITP
1	23.01.2019 r.	Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu	Kontrola w trakcie realizacji projektu	05.02.2019 r. Brak zastrzeżeń	0,00 zł	0,00 zł	0,00 zł
2	20.02.2019 r.	Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu	Kontrola ex-post prawidłowości udzielania zamówień	15.03.2019 r. 08.04.2019 r. Zastrzeżenia	13 996,25 zł   (68 861,55/1,23 x 25%)	8 957,60 zł    (13 996,25 x 64%)	0,00 zł
3	26.03.2019 r.	Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu na potrzeby utworzenia Domu Opieki Specjalistycznej	Kontrola w trakcie realizacji projektu	29.03.2019 r. Brak zastrzeżeń	0,00 zł	0,00 zł	0,00 zł
4	29.04.2019 r.	Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu	Kontrola ex-post prawidłowości udzielania zamówień	21.05.2019 r. Zastrzeżenia	6 501,00 zł   (7 996,23/1,23)	4 160,64 zł   (6 501,00 x 64%)	0,00 zł
5	15.10.2019 r.	Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu na potrzeby utworzenia Domu Opieki Społecznej Oraz Zakładu Rehabilitacji Leczniczej	Kontrola w trakcie realizacji projektu	29.10.2019 r. Zastrzeżenia	8 976,56 zł           (268 915,65 - 48 092,14 ZRL/1,23 x 5%)	6 018,76 zł         (4 381,02 x 48,22% + 4 595,54 x 85%)	0,00 zł
6	15.01.2020 r. –17.01.2020 r.	Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu	Kontrola w trakcie realizacji projektu	27.01.2020 r. Brak zastrzeżeń	0,00 zł	0,00 zł	0,00 zł
7	15.01.2020 r. –17.01.2020 r.	Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu na potrzeby utworzenia Domu Opieki Społecznej Oraz Zakładu Rehabilitacji Leczniczej	Kontrola w trakcie realizacji projektu	31.01.2020 r. Brak zastrzeżeń	0,00 zł	0,00 zł	0,00 zł
8	06.08.2020 r. –24.08.2020 r.	Tworzenie nowych miejsc przedszkolnych w Zebrzydowej poprzez zakup wyposażenia	Kontrola trwałości	04.09.2020 r. Brak zastrzeżeń	0,00 zł	0,00 zł	0,00 zł

 

Informacje pokontrolne, przedłożone przez Naczelnika Wydziału stanowią załącznik nr 1 do sprawozdania z audytu.

Łącznie kwota z ww. tabeli:

- wydatków niekwalifikowalnych wynosiła 29.473,81 zł

-  korekt wynosiła 19.137 zł.

 

W dniu toku audytu, w sierpniu 2024 r. audytor zwrócił się na podstawie na podstawie art. 13 ust. 1 i art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej o udostępnienie wyników kontroli przeprowadzonych przez Instytucje Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 działająca poprzez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego — Departament Funduszy Europejskich celem dokonania kontroli krzyżowej, i tak w wyniku analizy dostarczonej dokumentacji ustalono, że do audytu nie przedłożono wszystkich Informacji pokontrolnych - audytorowi nie przedłożono do wglądu, jak również nie zawarto w wykazach prowadzonych kontroli następujących wyników kontroli, dotyczących projektu  pn. „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”.

Audytor zwrócił się o wyjaśnienie, do Naczelnika Wydziału, dlaczego do audytu nie przedłożono informacji pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych przez Instytucje Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 działająca poprzez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego — Departament Funduszy Europejskich, w latach 2019-2021 dotyczących projektu pn. „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”.

W odpowiedzi na pytanie, w dniu 09.09.2024 r., Pan Naczelnik poinformował: „Nie przedłożono informacji, gdyż projektem zajmowali się głównie pracownicy, którzy obecnie nie są zatrudnieni w UM w Nowogrodźcu. O kontrolach tych nie ma wzmianek w książce kontroli, gdyż ze względu na pandemię COVID19 kontrole odbywały się zdalnie”.

Audytor wskazuje, że w e-mailu z dnia 21.08.br zwrócił się do Naczelnika Wydziału o wykaz wszystkich kontroli prowadzonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego – Departament Funduszy Europejskich i przeprowadzonych w Nowogrodźcu w kolejności chronologicznej za okres 2019-2023 wraz ze wszystkimi Informacjami pokontrolnymi z lat 2019-2023.

W toku dalszych ustaleń, stwierdzono, że w wyniku jednej z kontroli (dotyczącej ww. projektu nie przedłożonego do audytu tj. „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”) organ kontrolujący uznał wydatki jako niekwalifikowalne w łącznej wysokości 116.000 zł (brutto), czyli 100% faktycznych wydatków kwalifikowanych wynikających z realizacji odpowiednio:

- umowy nr WI.631.1.2014.5 z dnia 24.06.2016 r. Wartość umowy 46 000 zł (brutto),

- umowy nr Wl.631.2014.4 z dnia 27.05.2014 r. Wartości brutto 70 000 zł (brutto).

 

Z przedłożonych dokumentów ustalono, że wyjaśnień w trakcie audytu na temat nieprawidłowości udzielali byli jak i obecni pracownicy Wydziału Inwestycji.

Informacje pokontrolne stanowią załącznik nr 2 do sprawozdania z audytu.

 

W wyniku przeglądu Informacji pokontrolnych audytor stwierdził, iż w Wydziale przeprowadzone  kontrole opisały nieprawidłowości, przy realizacji następujących projektów:

1. W Informacji pokontrolnej z dnia 15.03.2019 r. i z dnia 08.04.2019 r. dot. projektu pn. „Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu” jednostka kontrolująca w wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji stwierdziła co następuje:

Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu RPO WD 2014-2020 dla Osi priorytetowej
6 Infrastruktura spójności społecznej, Działanie 6.3 Rewitalizacja zdegradowanych obszarów, stanowiącego załącznik nr 1 do Uchwały nr 2742/V/16 Zarządu Województwa Dolnośląskiego
z dnia 26.09.2016 r. ze zm. (zwanym dalej Regulaminem konkursu), w przypadku rozpoczęcia przez Wnioskodawcę realizacji projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, udzielenie zamówienia publicznego odbywa się na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 — 2010 (zwanych dalej Wytycznymi).

Ponadto, zgodnie z S 16 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu nr RPDS.06.03.01-02-0018/17-00
z dnia 26.07.2018 r. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania przepisów obowiązującej ustawy regulującej udzielanie zamówień publicznych oraz Wytycznych, o których mowa w 5 5 ust. 1 Umowy, w takim zakresie, w jakim ta ustawa i/lub Wytyczne mają zastosowanie do Beneficjenta
i realizowanego Projektu.

 

Biorąc pod uwagę datę wszczęcia poddanego kontroli postępowania (14.12.2018 r.) w niniejszej sprawie zastosowanie mają przepisy Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 lipca 2017 r.
Zgodnie z zapisami Rozdziału 4 pkt 9 Wytycznych, do oceny prawidłowości umów zawartych
w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych obowiązujących w dacie wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania lub zamiarze udzielenia zamówienia, o którym mowa w Podrozdziale 6.5 Wytycznych.

 

Na podstawie zapisów Podrozdziału 6.5.2 pkt lb ww. Wytycznych, udzielenie zamówienia w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art.ll ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

 

Beneficjent, zgodnie z art. 3 ustawy PZP jest podmiotem zobligowanym do stosowania ustawy PZP, jednakże z uwagi na wartość udzielonego zamówienia tj. 88 370,00 PLN (netto) (czyli powyżej kwoty 50 tys. PLN i poniżej kwot określonych w art. 4 ustawy Pzp) należy stwierdzić, że przesłanki do zastosowania zasady konkurencyjności określonej w Rozdziale 6.5 Wytycznych zostały spełnione.

 

W wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji zespół kontrolujący stwierdził co następuje:

 

„Zamawiający w dniu 14.12.2018 r. upublicznił, zgodnie z zapisami pkt ll a w związku z pkt
13 Podrozdziału 6.5.2 Wytycznych, na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.fundusze-europeiskie.gov.pl pod numerem 1155626 ogłoszenie dotyczące „Dostawy urządzeń wraz
z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania pn. „Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu”, wyznaczając termin składania ofert na dzień: 27.12.2018 r. do godz. 9.00.

Zapytanie zostało również opublikowane na stronie internetowej zamawiającego http:/bip.nowogrodziec.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Beneficjenta.

 

Zgodnie z przedstawioną przez Beneficjenta dokumentacją stwierdzono, że w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpłynęło 5 ofert. Zgodnie z protokołem z procedury o udzielenie zamówienia oferta          (                    ) została odrzucona ze względu na rażąco niską cenę złożonej oferty. Przeprowadzona kontrola wykazała, że wskazany przez Beneficjenta powód odrzucenia oferty jest niezgodny ze stanem faktycznym. Na marginesie należy zauważyć, że opisana w Wytycznych procedura udzielania zamówienia w drodze zasady konkurencyjności nie przewiduje możliwości odrzucenia oferty ze względu na rażąco niską cenę. Dodatkowo, nawet jeżeli Beneficjent w trakcie postępowania stwierdził, że jeden z wykonawców zaproponował cenę znacząco niższą od pozostałych wykonawców i wzbudziło to jego uzasadnione wątpliwości co do rzetelności złożonej oferty winien w drodze analogii do ustawy PZP zwrócić się do Wykonawcy z prośbą o wyjaśnienie.

Niezależnie od powyższych rozważań należy uznać że faktyczną przyczyną odrzucenia oferty co wykazała przeprowadzona kontrola była niezgodność zaproponowanych przez Wykonawcę produktów z opisem przedmiotu zamówienia (pozycja 4 i 5 Załącznika nr 2 do zapytania ofertowego).

W wyniku rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w dniu 28.12.2018 r. zawarto z             (          ) umowę nr Wl.041.3.5.2018 wskazującą  termin realizacji zamówienia do dnia 31.01.2019 r.

W dniu 21.01.2019 r. na wniosek Wykonawcy (pismo z dnia 15.01.2019) zawarto aneks nr 1 do umowy nr WI.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r. wydłużający okres realizacji umowy do dnia 28.02.2019 r. tj. o dodatkowe 28 dni, co stanowi zwiększenie okresu realizacji zamówienia o ponad 82% w stosunku do okresu pierwotnie określonego w zapytaniu ofertowym.

Przyczyną wydłużenia okresu realizacji umowy, zgodnie z pismem                       z dnia 15.01.2019 r. jest fakt, że cyt.: po obustronnych uzgodnieniach dokonano zmiany charakteru budowanej sieci z łączności radiowej na światłowodową, co wydłuża czas realizacji projektu, ale przede wszystkim sprawia, iż zdecydowana większość prac musi być wykonana na zewnątrz w bardzo niekorzystnych obecnie oraz prognozowanych w najbliższą przyszłości warunkach pogodowych. Warunki, które bardzo często utrudniają lub wręcz uniemożliwiają prowadzenie prac.  
U podstaw wskazanego wyżej wnioskowanego wydłużenia terminu zakończenia robót (przedłużenie terminu wykonania zamówienia) leżą więc warunki zewnętrzne wykonywania przedmiotu umowy, które uniemożliwiają kontynuowanie naszych prac, z powodu niskich temperatur, wichur oraz dużych opadów śniegu bądź deszczu. Występujące w poszczególnych dniach niekorzystne warunki pogodowe wręcz uniemożliwiają prowadzenie robót zewnętrznych w zakresie obowiązującej nas umowy.

Dodatkowo zgodnie z przedstawionym przez Beneficjenta dokumentem pn. Arkusz postanowień
z dnia 21.01.2019 r odnoszącym się do prośby Beneficjenta o zmianę terminu realizacji projektu zapisano co następuje cyt.: (...) W grudniu 2018 r. Gmina Nowogrodziec otrzymała od IZ RPO WD zgodę na zmianę charakteru budowanej sieci monitoringu miejskiego z radiowej na światłowodową, co uzasadniono lepszą jakością systemu postępem technologicznym, możliwościami wynikającymi
z wybudowanych wcześniej połączeń światłowodowych w obrębie ul. Rynek i ul. Kościuszki
w Nowogrodźcu. Zgodnie z zawarta umową Wykonawca miał sporządzić analizę możliwości technicznych, a następnie projekt koncepcji budowy sieci monitoringu. W ramach postępu realizacji umowy ostatecznie uzgodniono, że całość budowanej sieci będzie funkcjonować w oparciu
o połączenia światłowodowe.

Na dzień złożenia wniosku o aneks do umowy Wykonawca wykonał wszystkie możliwe do wykonania prace montażowe, m.in. montaż kamer na budynku Ratusza, uruchomienie systemu monitoringowego w budynku straży miejskiej, częściowe roboty ziemne i montażowe związane
z układaniem niezbędnej infrastruktury w porozumieniu z Wykonawcą robót rewitalizacyjnych płyty Rynku i ul. Kościuszki. Jednak ze względu na pogorszenie się warunków atmosferycznych — opady śniegu a następnie silne mrozy, wszystkie roboty ziemne zostały wstrzymane.

Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 6 umowy nr Wl.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r. zmianie mogą ulec postanowienia umowy w przypadku siły wyższej, czyli zdarzeń utrudniających wykonanie zobowiązań umownych. Za siłę wyższą można uznać w szczególności niesprzyjające warunki atmosferyczne
tj. opady atmosferyczne, silne mrozy utrzymujące się powyżej 3 dni. Warunki te uniemożliwiają prowadzenie robót ziemnych, prowadzenie prób i sprawdzeń, dokonywanie odbiorów.

Zgodnie z Sekcji 6.5.2 pkt 22 Wytycznych: Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonywania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie prowadzą one do zmiany charakteru umowy.

Zgodnie z ww. Wytycznymi— przypis 59 stanowi, że: zmianę uznaje się za istotną, jeżeli zmienia ogólny charakter umowy, w stosunku do charakteru umowy w pierwotnym brzmieniu, albo nie zmienia ogólnego charakteru umowy i zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: zmiana wprowadza warunki, które, gdyby były postawione w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to w tym postępowaniu wzięliby lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęto by ofertę innej treści, zmiana narusza równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy w sposób nieprzewidziany pierwotnie w umowie, zmiana znacznie rozszerza lub zmniejsza zakres świadczeń
i zobowiązań wynikający z umowy lub polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą, w innych przypadkach niż wymienione w lit. d.

Wskazane powyżej zapisy służą zachowaniu dokładnie takich samych zasad, jakie określa przepis art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) [zwaną dalej ustawą PZPI. Zgodnie bowiem z zapisami art. 144 ust. 1 ustawy PZP, zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy lub umowy ramowej w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany zostały przewidziane w ogłoszeniu
o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres, w szczególności możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian. Powyższy przepis umożliwia zamawiającemu dokonanie modyfikacji, o ile tylko w sposób jasny wskazał w ogłoszeniu
o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia okoliczności, od których spełnienia uzależnia możliwość zmiany umowy i zakres zmiany.

Dokonując analizy stwierdzonego stanu faktycznego w kontekście przywołanych powyżej zapisów Wytycznych, uzasadnionym wydaje się pomocniczo powołanie się na treść Wytycznych dotyczących określenia korekt finansowych dla wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarzadzania dzielonego w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych” stanowiących załącznik do Decyzji Komisji Europejskiej znak: C(2013) 9527 z 19.12.2013 r., które
w zakresie istotnych zmian elementów zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji zamówienia (pkt. 2.3 realizacja zamówienia) wskazują, iż: Istotne elementy zamówienia obejmują m.in. cenę, charakter robót, czas realizacji, warunki płatności i stosowane materiały. Ponadto należy podkreślić, iż termin realizacji zamówienia jest na tyle istotnym kluczowym czynnikiem związanym z realizacją zamówienia, iż praktycznie każda jego zmiana może wpłynąć na wzrost, spadek lub eliminację zainteresowania zamówieniem publicznym potencjalnych wykonawców.

W badanej sprawie należy przede wszystkim zaznaczyć, że Zamawiający zgodnie z przedstawionym uzasadnieniem do zawarcia aneksu dokonał cyt.: zmiany charakteru budowanej sieci z łączności radiowej na światłowodową, co wydłuża czas realizacji projektu. W ten sposób sam Zamawiający wskazał, że realizacja zamówienia już po rozstrzygnięciu procedury wyłaniającej wykonawcę została zrealizowana w sposób odmienny niż to wskazano w zapytaniu ofertowym dodatkowo termin realizacji został wydłużony jak już wcześniej wspomniano o ponad 82% w stosunku do okresu pierwotnie określonego w zapytaniu ofertowym.

W świetle powyższych ustaleń zupełnie chybione jest powołanie się przez Beneficjenta na § 11 ust. 1 pkt 6. umowy zawartej z Wykonawcą w brzmieniu cyt.: W trakcie realizacji umowy postanowienia umowy mogą ulec zmianom, jeżeli konieczność wprowadzenia zmian wynikać będzie z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, przy czym zmiany postanowień umowy dotyczyć mogą w szczególności:(...) wystąpienia siły wyższej (siła wyższa zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie
z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych)
w zakresie dostosowywania umowy do zmian nią spowodowanych.

W przedmiotowym przypadku niemożliwe jest aby przyjąć, że Zamawiający nie mógł przewidzieć,
że w grudniu wystąpią opady deszczu, śniegu lub silne wiatry gdyż o tej porze roku występowanie tego typu zjawisk pogodowych jest w naszych warunkach klimatycznych normą.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że gdyby na etapie zapytania ofertowego Zamawiający wskazał, że oczekuje realizacji zamówienia w terminie do dnia 28.02.2019 r. , a sygnał monitoringu wizyjnego ma być przesyłany za pomocą światłowodu wówczas mogłyby wpłynąć również inne oferty, a koszt realizacji zamówienia mógłby być niższy.

Biorąc pod uwagę powyższe, Zespół kontrolujący stwierdził, iż Zamawiający dokonując zmiany terminu realizacji prac w ramach zawartego aneksu nr 1 do umowy nr Wl.041.3.5.2018 zawartej
w dniu 28.12.2018 r. naruszył zapis pkt. 22 Sekcji 6.5.2. Podrozdziału 6.5. Wytycznych”.

 

Rozpatrując opisany wyżej przypadek należy wskazać, że termin realizacji zamówienia jest znaczącym czynnikiem cenotwórczym. Należy uznać, że zmiana okresu realizacji zamówienia o ponad 82%  
w stosunku do okresu pierwotnie określonego w zapytaniu ofertowym w sposób istotny mogła wpłynąć nie tylko na cenę ale również na krąg potencjalnych wykonawców. Nie można wykluczyć, że gdyby na etapie zapytania ofertowego termin realizacji zamówienia od razu został ustalony na dzień 28.02.2019 r. wówczas krąg potencjalnych wykonawców mógł być inny, a koszt realizacji zamówienia niższy.

W toku dalszych ustaleń stwierdzono, że Pismem znak Wl.041.2.2017 z dnia 28.03.2019 r, Beneficjent (Gmina Nowogrodziec) wniósł zastrzeżenia do Informacji Pokontrolnej z dnia 15.03.2019 r., które nie zostały uwzględnione przez jednostkę kontrolującą.

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości indywidualne. Wydane zostało zalecenie pokontrolne, i tak:

Stwierdzone nieprawidłowości indywidualne skutkują pomniejszeniem wydatków związanych  
z realizacją zamówienia pn. „Dostawa urządzeń wraz z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania pn. „Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki  
w Nowogrodźcu” o 25% faktycznych wydatków kwalifikowalnych wynikających z realizacji umowy nr Wl.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r. zawartej z            (                    ) o wartości 68 861,55 zł. (pkt 28 Załącznika do rozporządzenia MR).

 

W związku z powyższym, zobowiązano Wnioskodawcę do pomniejszenia wydatków kwalifikowanych/ ujęcia wydatków związanych z realizacją w/w umów zawartych z wykonawcą w wysokości odpowiadającej kwocie nieprawidłowości po stronie wydatków niekwalifikowanych oraz przedłożenia do IZ RPO WD w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się niniejszej Informacji Pokontrolnej zaktualizowanego „Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu w ramach RPO WD 2014-2020” celem aktualizacji budżetu projektu.

 

Ponadto przygotowując wniosek o płatność i wprowadzając do SL2014 kwotę wydatków kwalifikowalnych, odpowiadającą fakturze (lub innemu dokumentowi księgowemu o równoważnej wartości dowodowej), wykazanej w Zestawieniu dokumentów i dotyczącej stwierdzonych  
w przedmiotowej Informacji pokontrolnej nieprawidłowości, Beneficjent zobowiązany został do uwzględnienia pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych, którego dokonał na etapie sporządzania załączników do umowy o dofinansowanie.

 

1. W Informacji pokontrolnej z dnia 21.05.2019 r. dot. projektu pn. „Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu” jednostka kontrolująca w wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji stwierdziła co następuje:

 

Zamówienie publiczne pn. „Dostawa urządzeń wraz z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu” Aneks nr 2.

Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu RPO WD 2014-2020 dla Osi priorytetowej
6 Infrastruktura spójności społecznej, Działanie 6.3 Rewitalizacja zdegradowanych obszarów, stanowiącego załącznik nr 1 do Uchwały nr 2742/V/16 Zarządu Województwa Dolnośląskiego
z dnia 26.09.2016 r. ze zm. (zwanym dalej Regulaminem konkursu), w przypadku rozpoczęcia przez Wnioskodawcę realizacji projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, udzielenie zamówienia publicznego odbywa się na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 — 2010 (zwanych dalej Wytycznymi).

Ponadto, zgodnie z S 16 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu nr RPDS.06.03.01-02-0018/17-00
z dnia 26.07.2018 r. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania przepisów obowiązującej ustawy regulującej udzielanie zamówień publicznych oraz Wytycznych, o których mowa w 5 5 ust. 1 Umowy, w takim zakresie, w jakim ta ustawa i/lub Wytyczne mają zastosowanie do Beneficjenta
i realizowanego Projektu.

 

Biorąc pod uwagę datę wszczęcia poddanego kontroli postępowania (14.12.2018 r.) w niniejszej sprawie zastosowanie mają przepisy Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 lipca 2017 r.
Zgodnie z zapisami Rozdziału 4 pkt 9 Wytycznych, do oceny prawidłowości umów zawartych
w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych obowiązujących w dacie wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania lub zamiarze udzielenia zamówienia, o którym mowa w Podrozdziale 6.5 Wytycznych.

 

Na podstawie zapisów Podrozdziału 6.5.2 pkt lb ww. Wytycznych, udzielenie zamówienia w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku beneficjenta będącego zamawiającym w rozumieniu Pzp w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej niż kwota określona w art. 4 pkt 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art.ll ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej
50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

 

Beneficjent, zgodnie z art. 3 ustawy PZP jest podmiotem zobligowanym do stosowania ustawy PZP, jednakże z uwagi na wartość udzielonego zamówienia tj. 88 370,00 PLN (netto) (czyli powyżej kwoty 50 tys. PLN i poniżej kwot określonych w art. 4 ustawy Pzp) należy stwierdzić, że przesłanki do zastosowania zasady konkurencyjności określonej w Rozdziale 6.5 Wytycznych zostały spełnione.

 

W wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji zespół kontrolujący stwierdził co następuje:

 

„Zamawiający w dniu 14.12.2018 r. upublicznił, zgodnie z zapisami pkt ll a w związku z pkt
13 Podrozdziału 6.5.2 Wytycznych, na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.fundusze-europeiskie.gov.pl pod numerem 1155626 ogłoszenie dotyczące „Dostawy urządzeń wraz
z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania pn. „Rewitalizacja płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu”, wyznaczając termin składania ofert na dzień: 27.12.2018 r. do godz. 9.00.

Zapytanie zostało również opublikowane na stronie internetowej zamawiającego http:/bip.nowogrodziec.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Beneficjenta.

W wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji zespół kontrolujący stwierdził co następuje:

 

Zamawiający w dniu 14.12.2018 r. upublicznił, zgodnie z zapisami pkt ll a w związku z pkt 13 Podrozdziału 6.5.2 Wytycznych, na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci. funduszeeuropejskie.oov.pl pod numerem 1155626 ogłoszenie dotyczące „Dostawy urządzeń wraz z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania pn. „Rewitalizacje płyty ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu”, wyznaczając termin składania ofert na dzień: 27.12.2018 r. do godz. 9.00.

 

Zapytanie zostało również opublikowane na stronie internetowej zamawiającego http:/bipnowogrodziec.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Beneficjenta.

 

W wyniku rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w dniu 28.12.2018 r. zawarto z              (                  ) nr wt,C41.3.5.2018 wskazującą w S 2 termin realizacji zamówienia do dnia 31.01.2019 r.

W dniu 21.01.2019 r. na wniosek Wykonawcy (pismo z dnia 15.01.2019) zawarto aneks nr 1 do umowy nr Wl.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r.

Wymieniony wyżej aneks był przedmiotem kontroli wyniku której stwierdzono nieprawidłowości i nałożono korektę w wysokości 25% kosztów kwalifikowalnych wynikających z urnowy nr WI.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018. Sprawa została szczegółowo opisana w Informacji Pokontrolnej z dnia 8.04.2019 r.

Na podstawie dokumentacji przedstawionej przez Beneficjenta stwierdzono, że w dniu 7.03.2019 r. Zamawiający zawarł aneks nr 2 do umowy nr Wl.041.3.S.2018 z dnia 28.12.2018 r. w którym dokonał zmian stosunku do umowy pierwotnej zgodnie z poniższą tabelą.

 

Umowa pierwotna                                                              Umowa Wl.041.3.5.2C18                                            Było:	Wprowadzone zmiany           Aneks nr 2 z 7.03.2019 r.     Jest:
1)  Przedmiot urnowy		1)  Przedmiot umowy
ust. 2 pkt 8 Dostawa obejmuje: Radiolinia — 1 zestaw, składający się między innymi ze stacji radiowej bazowej (prognozowana ilość —4 szt.), stacji radiowej klienckiej (prognozowana ilość 9 szt.).		ust. 2 Pkt 8 Dostawa obejmuje Połączenia systemu siecią światłowodową — 1 zestaw.
ust. 3 W skład dostawy wchodzą między innymi urządzenia o minimalnych parametrach (...) pkt 4) Stacja radiowa bazowa   praca w paśmie 5 GHz dwie wbudowane anteny dookólne o zysku 7,5 dBi kompatybilność ze standardem 802,11 ac moc nadawcza do 31 dBm (1300 mW) 5 gigabitowych portów Ethernet port USB zasilanie poprzez pasywne POE 12-57 V (w zestawie zasilacz 24 V, 0,8 A) RouterOS z licencją Level pkt 5) Stacja radiowa kliencka praca w paśmie 5 GHz zintegrowana antena o zysku 16 dBi radio o mocy do 25 dBm podwójna polaryzacja (dual-chain /2x2 MIMO) zasilanie poprzez POE RouterOS z licencją Level 3		ust. 3 W skład dostawy wchodzą między innymi urządzenia o minimalnych parametrach (...)   pkt 4) Połączenie z siecią światłowodową Switch POE - 1 szt. Moduł minigibic — 8 szt. Przewód światłowodowv — 850 m Media konwerter — 3 szt. Media konwerter — 2 szt. Piktail — 30 szt. Tacka spawów —4 szt. Rura ochronna AROT— 75 m Przełącznica światłowodowa — 1 szt. Materiały instalacyjne — 1 kpl. Prace towarzyszące: prace ziemne ciężkim sprzętem, kopanie i zasypywanie rowów,
2)Miejsce i termin wykonania zamówienia (umowy )   ust 2 Termin realizacji zamówienia: 31.01.2019 r.		2)Miejsce i termin wykonania zamówienia (umowy)   ust 2 Termin realizacji zamówienia: 15.03.2019 r.
ust. 1 Za wykonanie obowiązków określonych w niniejszej umowie, obejmujących zamówienie określone w par. 1, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości: netto: 55 985 zł. (słownie: pięćdziesiąt pięć tysięcy dziewięćset osiemdziesiąt pięć złotych) podarek VAT: 12 876,55 zł. (słownie: dwanaście tysięcy osiemset sześć złotych 55/100),   brutto: 68 861,55 zł. (słownie: sześćdziesiąt osiem tysięcy osiemset sześćdziesiąt jeden złotych 55/100).		3)Wynagrodzenie   ust. 1   Za wykonanie obowiązków określonych w niniejszej umowie, obejmujących zamówienie określone w par. 1, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości: netto: 62 486,00 zł. (słownie: sześćdziesiąt dwa tysiące czterysta osiemdziesiąt sześć złotych 00/100), podatek VAT: 14 371,78 zł. (słownie: czternaście tysięcy trzysta siedemdziesiąt jeden złotych 78/100), brutto: 76 857,78 zł. (słownie: siedemdziesiąt sześć tysięcy osiemset pięćdziesiąt siedem złotych 78/100).

 

Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 6 umowy nr WI.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r. zmianie mogą ulec postanowienia umowy w przypadku siły wyższej, czyli zdarzeń utrudniających wykonanie zobowiązań umownych. Za siłę wyższą można uznać w szczególności niesprzyjające warunki atmosferyczne tj. opady atmosferyczne, silne mrozy utrzymujące się powyżej 3 dni. Warunki te uniemożliwiają prowadzenie robót ziemnych, prowadzenie prób i sprawdzeń, dokonywanie odbiorów.

 

Zgodnie z Sekcji 6.5.2 — pkt 22 Wytycznych: Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że: a)zamawiający przewidział dokonywania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie one do zmiany charakteru umowy.

Zgodnie z ww. Wytycznymi, przypis 59 stanowi że: zmianę uznaje się za istotną, jeżeli zmienia ogólny charakter stosunku do charakteru umowy w pierwotnym brzmieniu, albo nie zmienia ogólnego charakteru umowy i zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: zmiana wprowadza warunki, które, gdyby były postawione postępowaniu o udzielenie zamówienia, to w tym postępowaniu wzięliby lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęto by ofertę innej treści, zmiana narusza równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy sposób nieprzewidziany pierwotnie w umowie, zmiana znacznie rozszerza lub zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy lub polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą, w innych przypadkach niż wymienione w lit. d.

 

Wskazane powyżej zapisy służą zachowaniu dokładnie takich samych zasad, jakie określa przepis art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) [zwaną dalej ustawą PZP]. Zgodnie bowiem z zapisami art. 144 ust. 1 ustawy PZP, zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy lub umowy ramowej w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zmiany zostały przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postaci jednoznacznych postanowień umownych, które określają ich zakres, w szczególności możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia wykonawcy i charakter oraz warunki wprowadzenia zmian. Powyższy przepis umożliwia zamawiającemu dokonanie modyfikacji, o ile tylko w sposób jasny wskazał w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia okoliczności, od których spełnienia uzależnia możliwość zmiany umowy i zakres zmiany.

 

Dokonując  analizy stwierdzonego stanu faktycznego w kontekście przywołanych powyżej zapisów Wytycznych, uzasadnionym  wydaje się pomocniczo powołanie się na treść Wytycznych dotyczących określenia korekt finansowych dla wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarzadzania dzielonego w przypadku nieprzestrzegania przepisów  dotyczących zamówień publicznych” stanowiących załącznik do Decyzji Komisji Europejskiej znak: C(2013) 9527 z 19.12.2013 r., które w zakresie istotnych zmian elementów zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji zamówienia (pkt 2.3 realizacja zamówienia) wskazują, iż „istotne elementy zamówienia obejmują m.in. cenę, charakter robót, czas realizacji, warunki płatności i stosowane materiały”. Ponadto należy podkreślić, iż termin realizacji zamówienia jest na tyle istotnym i kluczowym czynnikiem związanym z realizacją zamówienia, iż praktycznie każda jego zmiana może wpłynąć na wzrost, spadek lub eliminacje zainteresowania zamówieniem publicznym potencjalnych wykonawców.

 

W badanej sprawie w wyniku zawarcia aneksu nr 2 Zamawiający dokonał zmian polegających na:

1. częściowej zmianie przedmiotu zamówienia (zgodnie z wcześniej zamieszczoną tabelą)
2. wydłużył termin realizacji zamówienia o 141 % w stosunku do terminu pierwotnego
3. zwiększył wynagrodzenie wykonawcy o 7 996,23 zł mimo faktu, że w pierwotnie zawartej umowie określono, że cyt. „wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy, nie podlega waloryzacji oraz uwzględnia wszystkie wymagane opłaty i koszty niezbędne do zrealizowania całości przedmiotu umowy, bez względu na okoliczności i źródła ich powstania w tym również koszty usunięcia błędów oraz wniesienia poprawek.

Zespół kontrolujący stwierdził, że dokonując wyżej opisanych zmian Zamawiający naruszył zapis pkt. 22 Sekcji 6.5.2. Podrozdziału 6.5. Wytycznych.(…)

Rozpatrując opisany wyżej przypadek należy wskazać, że przedmiot zamówienia jak również termin realizacji zamówienia są znaczącym czynnikiem cenotwórczym. Należy uznać, że zmiana części przedmiotu zamówienia jak również okresu realizacji zamówienia o ponad 141% w stosunku do okresu pierwotnie określonego w zapytaniu ofertowym w sposób istotny mogła wpłynąć na krąg potencjalnych wykonawców. Nie można wykluczyć, że gdyby na etapie zapytania ofertowego określono, że sygnału monitoringu wizyjnego ma być przesyłany za pomocą światłowodu, a termin realizacji zamówienia od razu został ustalony na dzień 15.03.2019 r. wówczas krąg potencjalnych wykonawców mógł być inny, a koszt realizacji zamówienia niższy.

 

Ponadto Zamawiający pomimo tego, że w pierwotnej umowie określił że cena ma charakter ryczałtowy zwiększył aneksem jej wartość o 7996.23 zł.

W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości indywidualne. Wydane zostało zalecenie pokontrolne, i tak:

Stwierdzone nieprawidłowości indywidualne skutkują uznaniem za niekwalifikowalne wydatków związanych ze zwiększeniem wynagrodzenia wykonawcy w związku z realizacją umowy nr Wl.041.3.5.2018 z dnia 28.12.2018 r. (zamówienie pn. „Dostawa urządzeń wraz z montażem na potrzeby monitoringu miejskiego w Nowogrodźcu w ramach zadania pn. „Rewitalizacja płyty  ul. Rynek i ul. Kościuszki w Nowogrodźcu”). Kwota o którą zwiększono pierwotną wartość zawartej umowy wynosi 7 996,23 zł

W związku z powyższym, zobowiązano Wnioskodawcę do pomniejszenia wydatków kwalifikowanych/ujęcia wydatków związanych z realizacją umów zawartych z wykonawcą  w wysokości odpowiadającej kwocie nieprawidłowości po stronie wydatków niekwalifikowanych oraz przedłożenia do IZ RPO WD w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się niniejszej Informacji Pokontrolnej zaktualizowanego „Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu  w ramach RPO WD 2014-2020” celem aktualizacji budżetu projektu.

Ponadto przygotowując wniosek o płatność i wprowadzając do SL2014 kwotę wydatków kwalifikowalnych, odpowiadającą fakturze (lub innemu dokumentowi księgowemu o równoważnej wartości dowodowej), wykazanej w Zestawieniu dokumentów i dotyczącej stwierdzonych w przedmiotowej Informacji pokontrolnej nieprawidłowości, Beneficjent zobowiązany jest do uwzględnienia pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych, którego dokonał no etapie sporządzania załączników do umowy o dofinansowanie.

Równocześnie w świetle zapisów Rozdziału 6 Wytycznych w zakresie sposobu korygowania odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 istnieje możliwość zastąpienia wydatków nieprawidłowych innymi wydatkami kwalifikowalnymi, o ile poniesienie tych wydatków jest uzasadnione z punktu widzenia realizacji projektu i zgodne z umową o dofinansowanie.

 

3..W Informacji pokontrolnej z dnia 29.10.2019 r. dot. projektu pn. „Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu wraz z zagospodarowaniem terenu na potrzeby utworzenia Domu Pomocy Społecznej oraz Zakładu Rehabilitacji Leczniczej”  jednostka kontrolująca w wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji stwierdziła co następuje:

Zamówienie publiczne: pn.: „Dostawa i montaż wyposażenia na potrzeby utworzenia Domu Pomocy Społecznej, Domu Opieki Specjalistycznej oraz Zakładu Rehabilitacji Leczniczej przy
ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu” z podziałem na trzy części.

Gmina Nowogrodziec [dalej Zamawiający] realizując przedmiotowe zamówienie jako podmiot zamawiający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) [dalej ustawa PZP], zobligowany był do stosowania przepisów ustawy PZP.

Biorąc pod uwagę status Zamawiającego, wartość oraz przedmiot zamówienia należy stwierdzić, iż przepisy ustawy PZP mają w tym przypadku zastosowanie.

Postępowanie przetargowe przeprowadzone zostało w trybie przetargu nieograniczonego, o którym mowa w art. 39 ustawy PZP.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 24.07.2019 r. pod nr 577893-N-2019 [dalej Ogłoszenie o zamówieniu]. Ogłoszenie o zamówieniu o tożsamej treści zamieszczono w dniu 24.07.2019 r. na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.nowogrodziec.pl oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia [dalej SIWZ] zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.nowogrodziec.pl w dniu 24.07.2019 r.

W wyniku analizy zapisów dokumentacji przetargowej ustalono co następuje.

W zakresie przewidywanych podstaw wykluczenia Zamawiający, oprócz obligatoryjnych podstaw wykluczenia z art. 24 ust. 1 ustawy PZP, zgodnie z zapisami Sekcji 111.2.2 Ogłoszenia o zamówieniu, przewidział w prowadzonym postępowaniu także fakultatywne podstawy wykluczenia o których mowa w art. 24 ust. 5 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy PZP.

 

Tymczasem zgodnie z zapisami pkt 7.1 SIWZ Zamawiający wskazał, że o zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z udziału w postępowaniu na podstawie obligatoryjnych podstaw wykluczenia o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy PZP. Tym samym
w zapisach SIWZ Zamawiający nie przewidział żadnej z fakultatywnych podstaw wykluczenia
o których mowa w art. 24 ust. 5 ustawy PZP w tym w szczególności fakultatywnych podstaw wykluczenia z art. 24 ust. 5 pkt 1 i pkt 2 ustawy PZP wskazanych w Sekcji 111.2.2 Ogłoszenia o zamówieniu.

 

Ponadto stwierdzono, iż przygotowany przez Zamawiającego wzór oświadczenia wstępnego, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy PZP, stanowiący Załącznik nr 3 do SIWZ, zawiera w swej treści oświadczenie o braku obligatoryjnych podstaw wykluczenia z art. 24 ust.l pkt 12-23 ustawy PZP oraz o braku wystąpienia fakultatywnej podstawy wykluczenia o której mowa w art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP.

Mając na uwadze wskazany powyżej stan faktyczny w sprawie należy stwierdzić, iż w zakresie informacji dotyczących obowiązującego w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia katalogu fakultatywnych podstaw wykluczenia zapisy Ogłoszenia zamówieniu, SIWZ oraz wzoru oświadczenia wstępnego stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ są ze sobą sprzeczne.

 

Odnosząc się do stanu faktycznego w pierwszej kolejności wskazać należy, iż zapewnienie w trakcie przygotowania i przeprowadzania postępowania przestrzegania podstawowych zasad udzielania zamówień określonych zapisami art. 7 ust. 1 ustawy PZP stanowi fundament całego systemu zamówień publicznych. O doniosłości zasad udzielania zamówień publicznych świadczy fakt wyodrębnienia w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych Rozdziału 2 zatytułowanego „Zasady udzielania zamówień' Wyodrębnienie w akcie prawnym niektórych przepisów i nadanie im rangi zasad pozwala na przypisanie tym przepisom szczególnej roli do spełnienia. Ta rola to przede wszystkim wskazówka interpretacyjna.  W razie wątpliwości każdy przepis ustawy powinien być interpretowany zgodnie z zasadami właściwymi dla danej ustawy. Warto przy tym wskazać, iż powyższy pogląd w doktrynie jest wyraźnie zaznaczony. „Rozdział 2 działu I wskazuje zasady udzielania zamówień, tj. generalne reguły, mające szeroki zasięg oddziaływania
i przenikające całe postępowanie o udzielenie zamówienia, bez względu na rodzaj zamówienia, tryb jego udzielania czy stosowanie przepisów szczególnych. W przypadku wątpliwości co do interpretacji poszczególnych przepisów prawa zamówień publicznych należy się odnosić do zasad udzielania zamówień jako elementów konstrukcyjnych postępowania”. I dalej: „Znaczenie normatywne zasad określonych w komentowanym rozdziale sprowadza się do tego, że ustawa wyraźnie wskazuje na podstawowy charakter reguł zamieszczonych w art. 7-10. Nadanie tym przepisom takiego znaczenia wywiera skutki w praktyce stosowania szczegółowych regulacji z zakresu zamówień publicznych. Naruszenie zasady prowadzi do wadliwości postępowania o udzielenie zamówienia”

 

Ustawa z dnia 22.06.2016 r. o zmianie ustawy — Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020) uzupełniła brzmienie art. 7 ust. 1 ustawy PZP o dwie wprost wyrażone generalne zasady — zasadę proporcjonalności oraz przejrzystości. Zgodnie z brzmieniem art. 7 ust. 1 ustawy PZP obowiązującym w dniu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (cyt.): „Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości”.

 

Normy zawarte w art. 7 ust. 1 ustawy PZP kierowane są przede wszystkim do zamawiającego i stanowią klauzule generalne adresowane do zachowań przewidzianych w przepisach Prawa zamówień publicznych Stanowią one także podstawę do oceny prawidłowości działań podejmowanych przez zamawiającego w trakcie procedury związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia.

 

Zgodnie ze stanowiskiem doktryny (cyt.): „(...) Zasada przejrzystości definiuje jasność reguł procedury przetargowej, wyznaczając przy tym środki służące weryfikacji ich prawidłowości. Zobowiązuje ona wszystkich zamawiających do jawności postępowania na każdym jego etapie. Jej celem jest redukcja możliwości popełnienia błędów przez wykonawców i zamawiających poprzez określenie jednoznacznych zasad ubiegania się o zamówienie oraz ograniczenie dowolności w ocenie ofert przez zamawiajqcych, zapewniając tym samym pełną konkurencyjność. Zasada przejrzystości zapewnia konkurencyjność wszystkim zainteresowanym wykonawcom, a także daje możliwość kontroli prawidłowości działań zamawiającego”.

I dalej (cyt.): (...) Jak podkreśla się w orzecznictwie TSUE, zasada przejrzystości, wypływająca z zasady równości, ma na celu zapewnienie, by wszystkie zainteresowane podmioty mogły zdecydować się na złożenie oferty na podstawie wszystkich istotnych informacji oraz wykluczenie wszelkiego ryzyka faworyzowania i arbitralnego traktowania ze strony instytucji zamawiającej. Wymaga ona, by wszystkie warunki i zasady postępowania były zapisane w sposób jasny, precyzyjny i jednoznaczny”.

Także orzecznictwo w tym zakresie stwierdza, iż (cyt.): ,(...) obowiązek przejrzystości ma na celu zagwarantowanie braku ryzyka faworyzowania i arbitralnego traktowania ze strony instytucji zamawiającej. Wymaga on, by wszystkie warunki i zasady postępowania w sprawie udzielenia zamówienia były określone w sposób jasny, precyzyjny i jednoznaczny w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji warunków zamówienia, tak by, po pierwsze, pozwolić wszystkim rozsądnie poinformowanym i wykazującym zwykłą staranność oferentom na zrozumienie ich dokładnego zakresu i dokonanie ich wykładni w taki sam sposób, a po drugie, by umożliwić instytucji zamawiającej rzeczywistą weryfikację, czy oferty złożone przez oferentów odpowiadają kryteriom wyznaczonym dla danego zamówienia”.

Przechodząc do szczegółowej analizy sprawy w pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z zapisami art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP ogłoszenia, o których mowa w ustawie zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Na podstawie art. 40 ust. 1 ustawy PZP zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

 

Zgodnie natomiast z zapisami art. 41 ustawy PZP ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 40 ust. 1, winno zawierać co najmniej informacje wymienione enumeratywnie w przywołanym przepisie, w tym m.in. warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia (pkt 7).

 

Tak więc podstawowym obowiązkiem informacyjnym określonym w art. 11 w związku z art. 40 ust. 1
i ust. 2 oraz art. 41 ustawy PZP jest opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu zawierającego wszystkie wymagane przepisami ustawy PZP elementy. Jak podkreśla się w doktrynie (cyt.): „Publikacja ogłoszenia jest pierwszą czynnościq dokonywaną przez zamawiającego na „zewnątrz” i wywołuje doniosłe skutki prawne — jest wszczęciem postępowania, a więc od tego momentu zamawiający nie może odstąpić od postępowania, jest związany zarówno przepisami ustawy, jak i kolejno postanowieniami ogłoszenia oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia od chwili zamieszczenia jej na stronie internetowej”.

 

W tym miejscu należy wskazać na konstrukcję samego formularza wzoru Ogłoszenia o zamówieniu. Zamawiający obowiązany jest do zamieszczenia Ogłoszenia o zamówieniu w BZP, dla wartości postępowania poniżej kwot określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, przy wykorzystaniu Portalu Centralnego BZP (https://bzp.uzp.gov.pl/). Ustawodawca w drodze rozporządzenia określił wzór ogłoszeń zamieszczanych w BZP — Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r.
w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1127). Zgodnie ze wzorem Ogłoszenia o zamówieniu stanowiącym załącznik nr 1 do w/w Rozporządzenia zamawiający chcąc wskazać na fakultatywne przesłanki wykluczenia z postępowania o których mowa w art. 24 ust. 5 ustawy PZP winien wskazać w pkt. 111.2.2) Ogłoszenia o zamówieniu na konkretne przesłanki wykluczenia określone w art. 24 ust. 5 pkt 1-8, wybierając je enumeratywnie z zamieszczonej listy w formularzu ogłoszenia. Wynika to bezpośrednio z samej konstrukcji formularza Ogłoszenia. Zamawiający po zaznaczeniu opcji „tak” przy polu wyboru fakultatywnych podstaw wykluczenia zobligowany jest do wskazania (zaznaczenia) konkretnych, enumeratywnie wymienionych poniżej fakultatywnych przesłanek wykluczenia.

Jak bowiem wskazuje orzecznictwo np. w wyroku KIO z dnia 22.01.2019r. (cyt.): „Ustawodawca krajowy wprowadził dodatkowy mechanizm polegający na informowaniu wykonawców o stosowaniu fakultatywnych przesłanek wykluczenia, który to obowiązek jest warunkiem sine qua non stosowania przesłanek fakultatywnych w ramach danego postępowania. Powyższy obowiązek stanowi bowiem emanację zasady jawności, a więc transparentności i przejrzystości postępowania oraz zasadę równego traktowania wykonawców.

Każda z przesłanek uregulowanych w art. 24 ust. 5 ustawy PZP ma zaś charakter samodzielny i podmiot zamawiający nie ma obowiązku stosowania wszystkich. Stąd też podmiot zamawiający chcąc stosować kilka lub wszystkie przesłanki powinien to jasno i jednoznacznie określić żądając jednocześnie od wykonawców dokumentów związanych z tymi przesłankami. ”

 

Z powyższego wynika, iż ogłoszenie o zamówieniu musi zawierać w swej treści wszystkie podstawy wykluczenia z udziału w postępowaniu, zarówno obligatoryjne obowiązujące z mocy samego prawa jak i fakultatywne przewidywane przez zamawiającego w konkretnym postępowaniu wybrane z katalogu określonego zapisami art. 24 ust. 5 ustawy PZP.

W stanie faktycznym sprawy należy stwierdzić, iż Zamawiający w sposób nie budzący wątpliwości wskazał wprost w Ogłoszeniu o zamówieniu z których fakultatywnych przesłanek wykluczenia chce skorzystać odznaczając fakultatywne podstawy wykluczenia o którym mowa w art. 24 ust. 5 pkt 1 oraz pkt 2 ustawy PZP.

Zgodnie natomiast z dyspozycją art. 36 ust. 1 pkt 5a ustawy PZP, specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 5 ustawy PZP.

Jak wskazuje doktryna (cyt.): „ W tej części jako minimum ustawodawca wymaga wskazania tylko określonych w art. 24 ust. 5 p.z.p. podstaw fakultatywnych, uwzględniając zapewne fakt, że obligatoryjne podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 p.z.p., zamawiający określi
w treści ogłoszenia o zamówieniu”. Pogląd ten jest w doktrynie ugruntowany. I tak np. (cyt.): „Badanie przez zamawiającego podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania jest obligatoryjne w przypadkach określonych w art. 24 ust. 1. Przypadki te są zapisane w ustawie i nie ma obowiązku wpisywania ich do siwz. Nie ma nawet obowiązku sygnalizowania ich stosowania. Natomiast podstawy wykluczenia określone w art. 24 ust. 5 mają charakter fakultatywny w tym sensie, że będą stosowane tylko wtedy, gdy zamawiający tak zdecyduje i w takim zakresie, w jakim zdecyduje. Zamawiający może stosować niektóre bądź wszystkie podstawy wykluczenia z postępowania przewidziane w art. 24 ust. 5, ale może też nie zastosować żadnej. Do siwz wpisuje tylko te, które stosuje.

W warunkach tej konkretnej sprawy Zamawiający w zapisach SIWZ zamieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.nowogrodziec.pl w dniu 24.07.2019 r. nie wskazał żadnej fakultatywnej przesłani wykluczenia z katalogu określonego zapisami art. 24 ust. 5 ustawy PZP.

 

W tym miejscu podkreślić należy, iż Ustawodawca używając w art. 41 ustawy PZP zwrotu „co najmniej” wyznaczył minimum informacyjne jakie musi spełnić ogłoszenie wskazując enumeratywnie w pkt 1-15 art. 41 ustawy PZP minimalną treść obligatoryjną ogłoszenia o zamówieniu. Podobny zabieg zastosowano w konstrukcji zapisów art. 36 ust. 1 ustawy PZP w którym wskazano minimalną obligatoryjną treść zapisów siwz. Analiza obu wskazanych powyżej artykułów pozwala na wyciągnięcie wniosku, iż zakres obligatoryjnych informacji zawieranych w obu wskazanych dokumentach jest nieomal tożsamy. Co więcej, Zamawiający przygotowując postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego winien bezwzględnie zachować spójność informacji ujętych
w ogłoszeniach zamieszczanych na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym
w siedzibie zamawiającego z ogłoszeniami przekazywanymi Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub publikowanymi w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

Wskazany obowiązek zachowania przez Zamawiającego w trakcie przygotowywania postępowania
o udzielenie zamówienia spójności informacji ujętych w ogłoszeniu opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika z przytoczonych powyżej w treści Informacji pokontrolnej zapisów art. 41 pkt 7 oraz art. 36 ust. 1 pkt 5a ustawy PZP i stanowi wprost odzwierciedlenie zasady przejrzystości prowadzonego postępowania, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy PZP.

 

Jak podkreśla orzecznictwo np. w wyroku KIO z dnia 18.04.2019r.(cyt.): „Zasada przejrzystości - podobnie jak pozostałe zasady prawa zamówień publicznych - wywodzi się z prawa pierwotnego Unii Europejskiej. Względem zasady równego traktowania wykonawców, zasady uczciwej konkurencji oraz zasady jawności ma ona charakter instytucjonalny, znajdując w nich swoje odzwierciedlenie i będąc ich odzwierciedleniem. Współistnieje z nimi i jest immanentnym elementem tych zasad.

 

W ustawie P.z.p. ustawodawca odwołuje się wprost do przejrzystości jako zasady dopiero od niedawna, lecz wymóg zachowania przejrzystości obowiązuje od lat. W wyroku z 18 marca 2015 r. (KIO 398/15) Izba zaznaczyła, że choć zasada przejrzystości nie została expressis verbis wymieniona w ustawie P.z.p. (w ówczesnym brzmieniu ustawy), to jednak znajduje ona wyraz w wielu jej przepisach. Odwołanie do rzeczonej zasady można jednak odnaleźć także we wcześniejszych wyrokach Izby. I tak, zgodnie z wyrokiem KIO z 10 maja 2012 r. (KIO 877/12) "Zasada przejrzystości postępowania ma służyć wprowadzaniu jasnych i klarownych reguł, dzięki którym wykonawcy będą mieli możliwość zweryfikowania oraz skontrolowania działań podejmowanych przez Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego" (zob. też wyrok KIO z 16 kwietnia 2012 r., KIO 643/12).

 

Przytoczone orzeczenia pozwalają wysnuć wniosek, że w praktyce przejrzystość interpretowana jest jako: obowiązek określania czytelnych, jasnych i jednoznacznych reguł postępowania o udzielenie zamówienia na każdym jego etapie, zobowiązanie zamawiających do obiektywizmu, bezstronności, wymóg jawności działań zamawiających i upubliczniania informacji związanych z procedurą oraz zamówieniem. Przejrzystość rozumiana jest też jako mechanizm pozwalający na kontrolę poprawności oraz zgodności działań zamawiającego i prowadzonych przez niego postępowań z przepisami. Przejrzystość można zatem rozumieć jako sposób przygotowania i prowadzenia postępowania, który zapewnia zachowanie pozostałych zasad prowadzenia postępowań.

Szczególnego znaczenia w kontekście zasady przejrzystości nabierają zawarte w dokumentacji postępowania informacje o podstawach wykluczenia wykonawców z postępowania. Podkreślenia wymaga, że zasada przejrzystości nakłada na zamawiającego obowiązek odpowiedniego formułowania treści przekazywanych w trakcie postępowania informacji. Dotyczy to również informacji zawartych w dokumentacji postępowania. W szczególności informacje o podstawach wykluczenia, jako informacje o istotnym znaczeniu dla uczestników postępowania, muszą być sprecyzowane z odpowiednim wyprzedzeniem w sposób jasny i niebudzący wątpliwości.

 

Analiza zapisów Ogłoszenia o zamówieniu oraz zapisów SIWZ w zakresie przewidywanych fakultatywnych podstaw wykluczenia w prowadzonym postępowaniu nie pozwala na uzyskanie jednoznaczniej informacji w tym zakresie. Informacje w obu wskazanych dokumentach są bowiem ze sobą sprzeczne.

Ogłoszenie o zamówieniu jest obligatoryjnym etapem każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od zastosowanego trybu procedury. Ten element postępowania ma za zadanie zapewnienie prawidłowej realizacji zasady równego traktowania już na samym początku postępowania, poprzez dostarczenie wszystkim potencjalnym oferentom takich samych informacji o zamówieniu i w tym samym czasie. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest natomiast szczegółową instrukcją w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. Dopuszczenie do rozbieżności pomiędzy tymi dokumentami bezsprzecznie zakłóca przejrzystość prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia a także może mieć wpływ na krąg podmiotów zainteresowanych prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia.

 

Zgodnie z dyspozycją art. 25a ust 1 ustawy PZP do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału  
w postępowaniu wykonawca dołącza aktualne na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu  
o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zgodnie ze stanowiskiem doktryny (cyt.): „Oznacza to, że po nowelizacji   z 22.06.2016r. wstępny etap badania sytuacji podmiotowej wykonawców zaczyna się od złożenia jedynie oświadczeń w zakresie podstaw wykluczenia i spełniania warunków udziału w postępowaniu, względnie kryteriów selekcji w tych procedurach, w których zamawiający takie kryteria ustanawia.  
W przypadku postępowań poniżej progów unijnych są to oświadczenia nazwane przez UZP oświadczeniami „zwykłymi” wykonawców.

 

Przyjmuje się, ze zamawiający powinni przygotować wzór takiego oświadczenia i udostępnić go wykonawcom wraz z SIWZ lub ogłoszeniem. Na jego treść powinny składać się w szczególności oświadczenia w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu, niepodlegania wykluczeniu, korzystania z potencjału podmiotów trzecich, prawdziwości informacji zawartych w oświadczeniu

 

Jak wskazano powyżej w treści Informacji pokontrolnej w warunkach tej konkretnej sprawy Zamawiający wzór takiego oświadczenia, stanowiący Załącznik nr 3 do SIWZ, przygotował. Jego treść w zakresie podstaw wykluczenia nie odpowiadała jednak ani treści Ogłoszenia o zamówieniu ani treści SIWZ w badanym obszarze. Na podstawie bowiem złożonego oświadczenia Zamawiający mógł dokonał wstępnej weryfikacji wykonawców wyłącznie w zakresie fakultatywnej podstawy wykluczenia z art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy PZP. Tymczasem, jak wskazano powyżej w treści Informacji pokontrolnej Zmawiający w zapisach Ogłoszenia o zamówieniu przewidywał także fakultatywną przesłankę wykluczenia z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy PZP. Zgodnie natomiast z zapisami SIWZ treść oświadczenia ujęta w Załączniku nr 3 wykraczała poza obszar który winien być objęty oświadczeniem wstępnym w zakresie podstaw wykluczenia z udziału w prowadzonym postępowaniu.

Przywoływana zasada przejrzystości definiuje jasność reguł procedury przetargowej, wyznaczając przy tym środki służące weryfikacji ich prawidłowości. Zasada ta zapewnia przy tym konkurencyjność wszystkim zainteresowanym wykonawcom oraz daje możliwość kontroli prawidłowości działań zamawiającego nie pozostawiając przy tym samemu zamawiającemu możliwości w zakresie wyboru postępowania w określonym obszarze. W warunkach tej konkretnej sprawy, z uwagi na wzajemną sprzeczność zapisów Ogłoszenia o zamówieniu, SIWZ oraz Załącznika nr 3 do SIWZ w obszarze przewidywanych fakultatywnych podstaw wykluczenia potencjalni wykonawcy nie uzyskali pewnej oraz wiążącej informacji w tym zakresie.

 

Biorąc zatem pod uwagę stan faktyczny sprawy należy stwierdzić, że Zamawiający naruszył zapisy art. 7 ust. 1 w związku z art. 41 pkt 7 i z art. 36 ust. 1 pkt 5a oraz art. 25a ust. 1 ustawy PZP poprzez zamieszczenie wzajemnie sprzecznych informacji w zakresie fakultatywnych podstaw wykluczenia w zapisach Ogłoszenia o zamówieniu, zapisach SIWZ oraz wzorze oświadczenia wstępnego stanowiącego Załącznik nr 3 do SIWZ.

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli wydano Zalecenia pokontrolne, i tak:

Stwierdzona nieprawidłowość indywidualna związana z realizacją zamówienia pn.: „Dostawa i montaż wyposażenia na potrzeby utworzenia Domu Pomocy Społecznej, Domu Opieki Specjalistycznej oraz Zakładu Rehabilitacji Leczniczej przy ul. Cichej 4 w Nowogrodźcu” skutkuje pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych o 5% faktycznych wydatków kwalifikowanych wynikających z realizacji:

• Umowy nr ZP.272.11.2019 z dnia 22.08.2019r. o wartości 58 787,85 zł brutto.
• Umowy nr ZP.272.10.2019 z dnia 22.08.2019r. o wartości 162 035,64 zł brutto,
• Umowy nr ZP.272.12.2019 z dnia 23.08.2019r. o wartości 48 092,16 zł brutto,

 

Przygotowując wniosek o płatność i wprowadzając do SL2014 kwotę wydatków kwalifikowalnych, odpowiadającą fakturze (lub innemu dokumentowi księgowemu o równoważnej wartości dowodowej), wykazanej w Zestawieniu dokumentów i dotyczącej stwierdzonych w przedmiotowej Informacji pokontrolnej nieprawidłowości, Beneficjent zobowiązany jest do pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych o kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo.

 

1. W Informacjach pokontrolnych z dnia 04.03.2020 r. i 01.04.2020 r. dot. projektu pn. „Przebudowa kanalizacji deszczowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą w Nowogrodźcu”  jednostka kontrolująca w wyniku przedstawionej przez Beneficjenta dokumentacji stwierdziła istotne nieprawidłowości w realizacji dwóch zamówień publicznych:

 

1. Zamówienie publiczne: „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. A. Asnyka i Kolejowej w Nowogrodźcu Etap l”

Zgodnie z zapisami Regulaminu Konkursu dla Działania 4.5. Bezpieczeństwo w Osi Priorytetowej Środowisko i Zasoby Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego [dalej Regulamin konkursu] przyjętego przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego Uchwalą nr 754/Vl/19 z dnia 20 maja 2019 r. (ze zm.) i obowiązującego dla konkursu rozstrzygniętego Uchwałą nr 1597/Vl/19 Zarządu Województwa Dolnośląskiego z dnia 30.12.2019 r. (ze zm.) w sprawie wyboru projektów w trybie konkursowym do dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 dla Osi Priorytetowej 4 Środowisko i zasoby, Działania 4.5 Bezpieczeństwo, Poddziałania 4.5.1 — konkurs horyzontalny dla wnioskodawców/ beneficjentów realizujących przedsięwzięcia na terenie Województwa Dolnośląskiego z wyłączeniem obszaru ZIT WROF, w przypadku rozpoczęcia przez Wnioskodawcę realizacji projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, udzielenie zamówień odbywa się na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (zwanych dalej Wytycznymi).

 

Regulamin konkursu określa w szczególności jego cel, zakres, zasady organizacji, warunki uczestnictwa, sposób wyboru projektów oraz pozostałe informacje niezbędne podczas przygotowywania wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 dla osi priorytetowej 4 Środowisko Działanie 4.5. Bezpieczeństwo — Poddziałanie 4.5.1. Bezpieczeństwo konkurs horyzontalny dla wnioskodawców/ beneficjentów realizujących przedsięwzięcia na terenie województwa dolnośląskiego z wyłączeniem obszaru ZIT WROF.

 

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych (udzielonych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych lub zgodnie z zasadą konkurencyjności) przeprowadzana przez IZ RPO WD przed podpisaniem umowy o dofinansowanie obejmuje wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia, które zostały zakończone do dnia wyboru projektu do dofinansowania.

Składając wniosek o dofinansowanie projektu nr RPDS.04.05.01-02-0003/19 pn, „Przebudowa kanalizacji deszczowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą w Nowogrodźcu”, Gmina Nowogrodziec jako Wnioskodawca zaakceptowała zasady ogłoszonego konkursu, w tym m.in. wskazane powyżej zasady kwalifikowalności wydatków. Zgodnie bowiem z zapisami pkt. 2 akapit 3 Regulaminu konkursu (cyt.): „Przystąpienie do konkursu jest równoznaczne z akceptacją przez Wnioskodawcę postanowień regulaminu

 

Biorąc pod uwagę datę wszczęcia poddanego kontroli postępowania (30.05.2016 r.), zastosowanie
w niniejszej sprawie znajdą Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 ogłoszone Komunikatem Ministra Infrastruktury i Rozwoju w Monitorze Polskim z dnia 24.06.2015 r., pozycja nr 553.

 

Zgodnie z zapisami pkt. 12 Rozdziału 4 ww. Wytycznych do oceny prawidłowości umów zawartych
w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się podpisaniem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania lub zamiarze udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, pod warunkiem, że beneficjent udokumentuje publikację ogłoszenia o wszczęciu postępowania.

Z kolei zgodnie z zapisami pkt 2b tiret ii Podrozdziału 6.5 Wytycznych w przypadku beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania, zasadę konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.3 w Podrozdziale 6.5 Wytycznych stosuje się
w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług.

 

Biorąc pod uwagę wartość poddanego czynnościom kontrolnym zamówienia (powyżej 50 tys. zł netto) oraz status Zamawiającego — Gminy Nowogrodziec (podmiot będący zamawiającym w rozumieniu ustawy PZP) obie przesłanki stosowania zasady konkurencyjności zostały w tym przypadku spełnione.

 

Z kolei w odniesieniu do zapisów Regulaminu konkursu należy stwierdzić, iż aby wydatki poniesione
w wyniku wszczętego przez Wnioskodawcę na własne ryzyko przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie zamówienia pn.: „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. A. Asnyka
i Kolejowej w Nowogrodźcu — Etap l” mogły, w wyniku realizacji projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 20142020 zostać uznane w całości za kwalifikowane, wskazane powyżej zamówienie winno zostać przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.3. Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Tym samym oceny przeprowadzonego zamówienia należy dokonać pod kątem zachowania zasady konkurencyjności określonej zapisami ww. Wytycznych pomimo wszczęcia procedury udzielenia przedmiotowego zamówienia przed ogłoszeniem naboru. Wnioskodawca bowiem przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu w ramach ogłoszonego konkursu posiadał pełną wiedzę
w zakresie obowiązujących zasad uznawania wydatków za kwalifikowalne.

 

W tych okolicznościach, w wyniku przeprowadzonej kontroli dokumentacji wskazanego powyżej postępowania o udzielenie zamówienia, ustalono co następuje.

Zgodnie z zapisami pkt. 5a sekcji 6.5.3. Podrozdziału 6.5. Wytycznych w celu spełnienia zasady konkurencyjności należy upublicznić zapytanie ofertowe zgodnie z warunkami, o których mowa
w pkt. 7. W warunkach przedmiotowej sprawy zastosowanie winny znaleźć zapisy przypisu nr 37 do pkt. 7a sekcji 6.5.3 w Podrozdziale 6.5 Wytycznych, zgodnie z którymi (cyt.): „Jeśli wnioskodawca rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien wysiać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia publicznego, oraz upublicznić to zapytanie co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę”.

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli dokumentacji wskazanego powyżej postępowania o udzielenie zamówienia ustalono, iż Zamawiający upublicznił zapytanie ofertowe wyłącznie poprzez jego zamieszczenie na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. Zamawiający nie upublicznił natomiast zapytania ofertowego na żadnej stronie internetowej. Nie udokumentował również wystania zapytania ofertowego do 3 potencjalnych wykonawców.

 

Biorąc pod uwagę stwierdzony stan faktyczny należy bezsprzecznie stwierdzić, że Zamawiający naruszył zapisy pkt 5 a w związku z pkt 7a sekcji 6.5.3. w Podrozdziale 6.5. Wytycznych.

 

Analogicznie nie opublikowano na stronie internetowej Zamawiającego informacji o wyniku postępowania — upublicznienie informacji o udzieleniu zamówienia nastąpiło poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

 

Naruszono w ten sposób zapisy pkt 11 sekcji 6.5.3 w Podrozdziale 6.5 Wytycznych.

 

Z kolei zgodnie z zapisami sekcji 6.5.1. Podrozdziału 6.5. ww. Wytycznych określającej ogólne zasady realizacji zamówień publicznych, do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy
i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) (pkt 2 sekcji 6.5.1. Podrozdziału 6.5. ww. Wytycznych).

 

W wyniku analizy treści zapytania ofertowego z dnia 30.05.2016 r. stwierdzono, że Zamawiający dokonując opisu przedmiotu zmówienia nie posłużył się nazwami i kodami ze Wspólnego Słownika Zamówień.

 

Tym samym należy stwierdzić, iż Zamawiający naruszył zapisy pkt 2 sekcji 6.5.1. Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Ponadto, zgodnie z zapisami pkt. 10 sekcji 6.5.3 Podrozdziału 6.5 Wytycznych protokół postępowania o udzielenie zamówienia winien zawierać m.in. informacje o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego (ppkt a) oraz obligatoryjnie - jako załącznik - oświadczenie/oświadczenia
o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą (ppkt h tiret iii).

 

W wyniku weryfikacji przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że w dokumencie pn. „Formularz dokumentujący wydatkowanie środków publicznych o wartości do 30000 euro netto w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu” stanowiącym protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego brak informacji o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, a także obowiązkowego załącznika do protokołu, tj. oświadczeń o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisanych przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań
w imieniu beneficjenta oraz osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. W związku z tym istnieje domniemanie, że Zamawiający nie zbadał istnienia ewentualnych powiązań między wykonawcami, którzy złożyli oferty a osobami wykonującymi czynności w postępowaniu.

 

Tym samym stwierdzono naruszenie zapisów pkt 10 ppkt a i ppkt h tiret iii sekcji 6.5.3 Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Biorąc pod uwagę powyższe należy bezsprzecznie stwierdzić, że Zamawiający jako Wnioskodawca naruszył pkt 30 Regulaminu konkursu stanowiącego załącznik do Uchwały nr 754/Vl/19 z dnia
20 maja 2019 r. przeprowadzając na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie postępowanie o udzielenie zamówienia z naruszeniem zasady konkurencyjności poprzez naruszenie zapisów pkt 5 ppkt a w związku z pkt 7 ppkt a, pkt 10 ppkt a i ppkt h tiret iii, pkt 11 sekcji 6.5.3 oraz pkt 2 sekcji 6.5.1 w Podrozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

 

Ocena postępowania: z zastrzeżeniami.

 

 

2) Zamówienie publiczne: „Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowej i przetargowej dla zadania inwestycyjnego polegającego na przebudowie sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”.

 

Badając przedmiotowe postępowanie, w pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z zapisami pkt. 30 wskazanego powyżej w treści pkt 2.3 niniejszej Informacji pokontrolnej Regulaminu Konkursu, cyt.: „W przypadku rozpoczęcia przez Wnioskodawcę realizacji projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (tj. w szczególności w przypadku projektów w trakcie oceny, projektów przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, projektów umieszczonych na „listach rezerwowych", projektów wybranych oczekujących na podpisanie umowy), udzielenie zamówień odbywa się na zasadach określonych w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”

Składając wniosek o dofinansowanie projektu nr RPDS.04.05.01-02-0003/19 pn. „Przebudowa kanalizacji deszczowej wraz z infrastrukturą towarzyszącą w Nowogrodźcu” Gmina Nowogrodziec jako Wnioskodawca zaakceptowała zasady ogłoszonego konkursu, w tym m.in. wskazane powyżej zasady kwalifikowalności wydatków. Zgodnie bowiem z zapisami pkt. 2 akapit 3 Regulaminu konkursu (cyt.): „Przystąpienie do konkursu jest równoznaczne z akceptacją przez Wnioskodawcę postanowień regulaminu

 

W warunkach tej konkretnej sprawy, ze względu na wszczęcie postępowania będącego przedmiotem niniejszej analizy dnia 7.05.20141 tj. przed wydaniem wytycznych na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, w niniejszej sprawie zastosowanie znajdą Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 ogłoszone Komunikatem Ministra Infrastruktury i Rozwoju w Monitorze Polskim z dnia 23.08.2017 r., pozycja nr 821, tj. Wytyczne obowiązujące w dniu przyjęcia przez Zarząd Województwa Dolnośląskiego zapisów Regulaminu Konkursu.

Zgodnie z zapisami pkt 1 Rozdziału 6.5. ww. Wytycznych Instytucja będąca stroną umowy
o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta w tej umowie do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie,' zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. PLN netto,  
tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Spełnienie powyższych wymogów następuje w drodze zastosowania ustawy PZP albo zasady konkurencyjności.

 

Z kolei na podstawie zapisów pkt l b Rozdziału 6.5.2. Wytycznych, w przypadku beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania, w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP,  
a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.2. Wytycznych.

 

Reasumując należy stwierdzić, iż aby wydatki poniesione w wyniku wszczętego na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu zamówienia pn. „Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowej i przetargowej dla zadania inwestycyjnego polegającego na przebudowie sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu” mogły, w wyniku realizacji projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020, zostać uznane w całości za kwalifikowane, wskazane powyżej zamówienie winno zostać przeprowadzone w oparciu o zasadę konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.2 Podrozdziału 6.5 Wytycznych do których odsyłają zapisy Regulaminu konkursu.

 

Tym samym oceny przeprowadzonego zamówienia pn. „Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowej i przetargowej dla zadania inwestycyjnego polegającego na przebudowie sieci kanalizacji deszczowej przy ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”, należy dokonać pod kątem zachowania zasady konkurencyjności określonej zapisami ww. Wytycznych, pomimo wszczęcia procedury udzielenia przedmiotowego zamówienia przed ich ogłoszeniem. Wnioskodawca bowiem przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu w ramach ogłoszonego konkursu posiadał pełną wiedzę w zakresie obowiązujących zasad uznawania wydatków za kwalifikowane.

 

W wyniku przeprowadzonej kontroli dokumentacji wskazanego powyżej postępowania o udzielenie zamówienia ustalono, iż Zamawiający upublicznił zapytanie ofertowe wyłącznie poprzez jego zamieszczenie na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie. Zamawiający nie upublicznił zapytania ofertowego w żaden inny sposób, w tym w szczególności na stronie internetowej.

 

Zgodnie z zapisami pkt 15 Podrozdziału 6.5.2. ww. Wytycznych, (cyt.): „W przypadku wszczęcia postępowania przed ogłoszeniem konkursu ocena, czy stopień upublicznienia zapytania ofertowego był wystarczający do uznania wydatku za kwalifikowalny, należy do instytucji ogłaszającej nabór wniosków o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym lub pozakonkursowym”.

 

Dokonując zatem oceny w zakresie upublicznienia zapytania ofertowego wzięto pod uwagę,
iż w każdej z obowiązujących wersji Wytycznych podstawowym medium, które służy upublicznieniu zapytań ofertowych jest Internet: baza konkurencyjności lub strona internetowa w tym do 23.08.2017r. także strona internetowa zamawiającego/wnioskodawcy.

 

Biorąc pod uwagę zapisy Wytycznych oraz stan faktyczny ocenianego postępowania, należy stwierdzić, że nie można uznać za wystarczające opublikowanie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń
w siedzibie Zamawiającego. Za takie — mając na uwadze wszczęcie postępowania przed wydaniem Wytycznych — można by uznać publikację zapytania ofertowego na własnej stronie internetowej Zamawiającego, jednakże nie dostarczono żadnych dowodów w tym zakresie.

Na podstawie pkt 15 Podrozdziału 6.5.2 Wytycznych uznaje się upublicznienie zapytania ofertowego na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego za niewystarczające. Tym samym należy stwierdzić, iż w postępowaniu będącym przedmiotem niniejszej analizy nie zachowano przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Spełnienie powyższych wymogów, zgodnie z zapisami pkt 1 Podrozdziału 6.5 Wytycznych następuje bowiem w drodze zastosowania zasady konkurencyjności. Obligatoryjnym zaś elementem wskazanej zasady jest prawidłowe upublicznienie zapytania ofertowego. W związku z powyższym w warunkach tej konkretnej sprawy naruszono zapisy pkt 1 Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Analogicznie nie opublikowano na stronie internetowej Zamawiającego informacji o wyniku postępowania — upublicznienie informacji o udzieleniu zamówienia nastąpiło poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.

 

Naruszono w ten sposób zapisy pkt 20 sekcji 6.5.2 Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Ponadto, zgodnie z zapisami pkt. 7 sekcji 6.5.2. Podrozdziału 6.5 ww. Wytycznych do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340
z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3).

 

W wyniku analizy treści zapytania ofertowego z dnia 07.05.2014 r. stwierdzono, że Zamawiający dokonując opisu przedmiotu zmówienia nie posłużył się nazwami i kodami ze Wspólnego Słownika Zamówień.

 

Tym samym należy stwierdzić, iż Zamawiający naruszył zapisy pkt 7 sekcji 6.5.2 Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

W wyniku weryfikacji przedłożonej dokumentacji stwierdzono również, że do dokumentu pn. „Formularz dokumentujący wydatkowanie środków publicznych o wartości do 30 000 euro netto w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu” stanowiącego protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie załączono obowiązkowego załącznika do protokołu, tj. oświadczeń
o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisanych przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą. W związku z tym istnieje domniemanie, że Zamawiający nie zbadał istnienia ewentualnych powiązań między wykonawcami, którzy złożyli oferty a osobami wykonującymi czynności w postępowaniu,
co stanowi naruszenie pkt. 2b Podrozdziału 6.5.2 Wytycznych zgodnie z którym, cyt: „osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo
z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne”.

 

Tym samym stwierdzono naruszenie zapisów pkt. 2 ppkt b w związku z pkt 19 ppkt h tiret iii sekcji 6.5.2. Podrozdziału 6.5 Wytycznych.

 

Biorąc pod uwagę powyższe należy bezsprzecznie stwierdzić, że Zamawiający jako Wnioskodawca naruszył pkt 30 Regulaminu konkursu stanowiącego załącznik do Uchwały nr 754/Vl/19 z dnia 20 maja 2019 r. przeprowadzając na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie postępowanie o udzielenie zamówienia z naruszeniem zasady konkurencyjności poprzez naruszenie zapisów pkt 1 Podrozdziału 6.5, pkt 2 ppkt b w związku z pkt 19 ppkt h tiret iiii, pkt 7 oraz pkt 20 sekcji 6.5.2 w Podrozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

 

Kontrolowany wniósł zastrzeżenia, które nie zostały uwzględnione przez jednostkę kontrolującą.

W wyniku kontroli wydano  Zalecenia pokontrolne:

 

Stwierdzone nieprawidłowości indywidualne pomniejszają wydatki kwalifikowane związane  
z realizacją:

• zamówienia pn.: „Przebudowa sieci kanalizacji deszczowej przy ul. A. Asnyka i Kolejowej
  w Nowogrodźcu — Etap l” oraz
• zamówienia pn.: „ Wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowej i przetargowej dla zadania inwestycyjnego polegającego na przebudowie sieci kanalizacji deszczowej przy
  ul. Asnyka i ul. Kolejowej w Nowogrodźcu”

 

o 100% faktycznych wydatków kwalifikowanych wynikających z realizacji odpowiednio:

• umowy nr WI.631.1.2014.5 z dnia 24.06.2016 r. Wartość umowy 46 000 zł (brutto),

• umowy nr WI.631.2014.4 z dnia 27.05.2014 r. Wartości brutto 70 000 zł (brutto).

 

W związku z powyższym, zobowiązano Wnioskodawcę do pomniejszenia wydatków kwalifikowanych/ujęcia wydatków związanych z realizacją w/w umowy zawartej z wykonawcą  
w wysokości odpowiadającej kwocie nieprawidłowości po stronie wydatków niekwalifikowanych oraz przedłożenia do IZ RPO WD w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się niniejszej Informacji Pokontrolnej zaktualizowanego „Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu w ramach RPO WD 2014-2020” celem aktualizacji budżetu projektu.

 

Ponadto przygotowując wniosek o płatność i wprowadzając do SL2014 kwotę wydatków kwalifikowalnych, odpowiadającą fakturze (lub innemu dokumentowi księgowemu o równoważnej wartości dowodowej), wykazanej w Zestawieniu dokumentów i dotyczącej stwierdzonych  
w przedmiotowej Informacji pokontrolnej nieprawidłowości, Beneficjent zobowiązany jest do uwzględnienia pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych, którego dokonał na etapie sporządzania załączników do umowy o dofinansowanie.

 

W toku audytu ustalono, że w wyniku kontroli prowadzonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego w latach 2019-2021:

- kwota korekt wynosiła łącznie 19.137 zł

- kwota wydatków niekwalifikowalnych wynosiła łącznie 145.473,81 zł

 

W toku zadania audytowego ustalono, że w Wydziale Inwestycji pracownicy dokonywali na bieżąco pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych oraz korekt. Jednakże w opinii audytora nieprawidłowości wskazane przez kontrolujących skutkujące nakładaniem korekt lub uznawaniem wydatki za niekwalifikowalne świadczą o nierzetelności w realizacji zadań i braku nadzoru w Wydziale.

 

W wyniku przeglądu przez audytora arkuszy ryzyk ustalono, że co roku identyfikowane i oceniane było ryzyko w odniesieniu do wyznaczonych celów jednostki.

 

Ustalono, że w Wydziale Inwestycji:

- Pani Naczelnik w 2022 przeprowadziła dwie kontrole wewnętrzne w nadzorowanym przez nią wydziale. W wyniku przeprowadzonych kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

- Pani Naczelnik nie przeprowadziła żadnej kontroli w 2023 r. Pani Naczelnik złożyła wyjaśnienia do koordynatora kontroli zarządczej, iż kontrole nie były dokumentowane lecz nadzorowała je na bieżąco.

 

Audytor zaznacza, że zgodnie z §  47 do  § 50 Zarządzenia Burmistrza Nowogrodźca w sprawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu Naczelnik Wydziału zobowiązany jest do prowadzenia kontroli wewnętrznej. „Z kontroli sporządza się protokół”. Regulamin przewiduje, iż „kontrolujący może odstąpić od sporządzenia protokołu w przypadku nie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości, sporządzając jedynie notatkę służbową”. W toku audytu stwierdzono, że brak jest notatek służbowych z przeprowadzonych kontroli w 2023 r.

- Pan Naczelnik przeprowadził kontrolę wewnętrzną w sierpniu 2024 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

Ustalono, że Pan Naczelnik nie był zobowiązany do składania „cząstkowego” oświadczenia o stanie kontroli zarządczej na podstawie wprowadzonych wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli zarządczej.

 

Audyty prowadzone przez usługodawców zewnętrznych:

W okresie 2019-2023 realizowane były audyty przez zleceniodawców, z czego w Urzędzie Miejskim  
w Nowogrodźcu przeprowadzono dwa audyty w roku 2022 na temat:

1. „Analiza procesu wydawania zezwoleń na zajęcie pasa ruchu drogowego i opłat z tego tytułu”. W wyniku przeprowadzonych testów audytor wskazał, że zapewniono adekwatność, skuteczność i efektywność kontroli zarządczej w badanym obszarze. Zaleceń nie wydano
2. „Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu i innych jednostkach organizacyjnych”. W wyniku badania audytowego ustalono, że sprawy kadrowe w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu prowadzono zgodnie z przepisami prawa. Ustanowione mechanizmy systemu kontroli zarządczej w badanym obszarze są adekwatne, skuteczne i efektywne. Zaleceń nie wydano.

 

Ponadto ustalono, że w Gminie Nowogrodziec została przeprowadzona następująca kontrola:

Jednostka kontrolująca: Dolnośląski Urząd Wojewódzki

Wystąpienie pokontrolne z dnia 04 luty 2022 r.

W zakresie realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie wydano ocenę negatywną.

Uzasadnieniem powyższej oceny jest ustalony w czasie kontroli stan faktyczny i prawny zawarty
w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 stycznia 2022 r. (data wpływu do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego 17 stycznia 2022 r.). Do protokołu nie wniesiono zastrzeżeń.

W wyniku przeprowadzonej kontroli kompleksowej Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu w zakresie realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1) Gmina Nowogrodziec nie posiadała obowiązującego programu przeciwdziałania przemocy  
w rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie.

2) Zespół Interdyscyplinarny nie wybrał przewodniczącego.

3) Zespół Interdyscyplinarny nie realizował wszystkich ustawowych zadań.

4) Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego odbywały się rzadziej, niż raz na trzy miesiące.

5) Członkowie Zespołu Interdyscyplinarnego nie uczestniczyli w jego posiedzeniach.

6) Podmiot wszczynający procedurę nie zachował 7 - dniowego terminu na przekazanie formularza „Niebieska Karta - A” do Przewodniczącego ZI;

7) Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego nie przekazywał formularza „Niebieska Karta - A” członkom Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej w ustawowym terminie.

8) Przewodniczący nie dokumentował powołania grupy roboczej, wskazując personalnie jej członków, naprzemiennie w aktach procedur znajdowały się protokoły z posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego i z posiedzenia grupy roboczej, natomiast podpisy uczestników w protokołach były w większości nieczytelne i uniemożliwiały ustalenie ich danych personalnych.

9) Nie zapraszano osoby, wobec której istniało podejrzenie, że doznaje przemocy w rodzinie na posiedzenie Zespołu lub grupy roboczej i nie wypełniano formularza „Niebieska Karta - C”.

10) Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego nie wzywał na posiedzenie osoby, wobec której istniało podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie i nie wypełniano formularza „Niebieska Karta - D”.

11) Nie dokumentowano działań podejmowanych w trakcie realizacji procedury „Niebieskie Karty”. 12) O zakończeniu procedur nie informowano podmiotów w niej uczestniczących.

 

Wobec stwierdzonych nieprawidłowości, wydano zalecenia pokontrolne:

1) Opracować i realizować gminny program programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie. Podstawa prawna: art.6 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249).

Termin realizacji: niezwłocznie.

2) Przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego wybierać na pierwszym posiedzeniu Zespołu. Podstawa prawna: art.9 a ust. 6 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249). Termin realizacji: na bieżąco.

3) Realizować i dokumentować wszystkie ustawowe zadania Zespołu Interdyscyplinarnego. Podstawa prawna: art.9 b ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249). Termin realizacji: na bieżąco.

4) Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego organizować w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej, niż raz na trzy miesiące. Podstawa prawna: art.9 a ust. 7 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249).

Termin realizacji: na bieżąco.

5) Zdyscyplinować członków Zespołu Interdyscyplinarnego do regularnego uczestnictwa
w jego posiedzeniach. Podstawa prawna: art. 9 a ust. 8 i ust. 13 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r.
o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249). Termin realizacji: na bieżąco.

6) Zobowiązać podmioty uprawnione do wszczynania procedury „Niebieskie Karty” do przestrzegania 7 - dniowego terminu na przekazanie formularza „Niebieska Karta - A” do Przewodniczącego Zespołu. Podstawa prawna: § 7 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrówz dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

7) Zdyscyplinować przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego do przekazywania formularza „Niebieska Karta - A” członkom Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej
w ustawowym terminie. Podstawa prawna: § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

8) Uregulować kwestię powoływania grup roboczych. Podstawa prawna: art. 9 a ust. 10-11 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1249). Termin realizacji: na bieżąco.

9) Przestrzegać obowiązku zapraszania na posiedzenie Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że doznaje przemocy w rodzinie oraz obowiązku wypełniania formularza „Niebieska Karta - C”. Podstawa prawna: § 8 ust. 2 i § 16 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

10) Przestrzegać obowiązku wzywania na posiedzenie Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie oraz obowiązku wypełniania formularza „Niebieska Karta - D”. Podstawa prawna: § 8 ust. 6 i § 17 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

11)Rzetelnie dokumentować wszystkie działania podejmowane w trakcie realizacji procedury „Niebieskie Karty”. Podstawa prawna: § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

12) O zakończeniu procedury informować podmioty w niej uczestniczące. Podstawa prawna:
§ 18 ust. ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r. w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz. U. Nr 209, poz. 1245). Termin realizacji: na bieżąco.

 

W tym samym roku przeprowadzona została rekontrola wydanych zaleceń przez:

 

Jednostka kontrolująca: Dolnośląski Urząd Wojewódzki

Wystąpienie pokontrolne z dnia 12 grudnia 2022 r.

 

Przeprowadzona została kontrola sprawdzająca, i tak przedmiotem kontroli była ocena realizacji niżej wymienionych zaleceń wydanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach 29-30 lipca 2021 r:

1) Opracować i realizować gminny program programu przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony ofiar przemocy w rodzinie.

2) Przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego wybierać na pierwszym posiedzeniu Zespołu.

3) Realizować i dokumentować wszystkie ustawowe zadania Zespołu Interdyscyplinarnego.

4) Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego organizować w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.

5) Zdyscyplinować członków Zespołu Interdyscyplinarnego do regularnego uczestnictwa w jego posiedzeniach.

6) Zobowiązać podmioty uprawnione do wszczynania procedury „Niebieskie Karty” do przestrzegania 7 - dniowego terminu na przekazanie formularza „Niebieska Karta - A” do Przewodniczącego Zespołu.

7) Zdyscyplinować przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego do przekazywania formularza „Niebieska Karta - A” członkom Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej w ustawowym terminie.

8) Uregulować kwestię powoływania grup roboczych.

9) Przestrzegać obowiązku zapraszania na posiedzenie Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że doznaje przemocy w rodzinie oraz obowiązku wypełniania formularza „Niebieska Karta - C”.

10) Przestrzegać obowiązku wzywania na posiedzenie Zespołu Interdyscyplinarnego lub grupy roboczej osoby, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie oraz obowiązku wypełniania formularza „Niebieska Karta - D”.

11) Rzetelnie dokumentować wszystkie działania podejmowane w trakcie realizacji procedury „Niebieskie Karty”.

12) O zakończeniu procedury informować podmioty w niej uczestniczące.

 

W zakresie realizacji przez Gminę Nowogrodziec zaleceń wydanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach 29 - 30 lipca 2021 r. wydaje się ocenę pozytywną z nieprawidłowościami.

 

Zalecenie nr 1 zostało zrealizowane.

W dniu 30 listopada 2021 r. Rada Miejska w Nowogrodźcu uchwałą nr XLIV/291/21 przyjęła do realizacji Gminny Program Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz Ochrony Ofiar Przemocy  
w Rodzinie na lata 2021 - 2025, zwany dalej „Programem”. Analizując działania podejmowane  
w okresie objętym kontrolą stwierdzono, że Program był realizowany.

 

Zalecenie nr 2 zostało zrealizowane.

Zespół Interdyscyplinarny w Nowogrodźcu funkcjonujący w okresie objętym kontrolą został powołany w dniu 3 stycznia 2022 r. Na pierwszym posiedzeniu w dniu 10 stycznia 2022 r., zgodnie  z art. 9a ust. 6 ustawy, spośród członków Zespołu Interdyscyplinarnego wybrano przewodniczącego Zespołu. Zalecenie nr 3 zostało zrealizowane częściowo. W okresie objętym kontrolą Zespół Interdyscyplinarny realizował zadania, o których mowa w art. 9b ust. 1 - 2 ustawy. Nie wszystkie działania były odnotowane w dokumentacji prowadzonej przez Zespół Interdyscyplinarny (protokołach z posiedzeń Zespołu Interdyscyplinarnego).

 

Zalecenie nr 4 zostało zrealizowane.

W okresie objętym kontrolą posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego odbyły się w następujących terminach: 8.04.2022 r. i 15.06.2022 r.

 

Zalecenie nr 5 zostało zrealizowane.

Podczas posiedzenia dnia 8.04.2022 r. odnotowano zwiększoną absencję członków Zespołu Interdyscyplinarnego i zawarto informację o zwiększonej zachorowalności 1 zwolnieniach lekarskich. W posiedzeniu w dniu 15.06.2022 r. brały udział wszystkie osoby poza przewodniczącą Zespołu -            , która formalnie powinna zostać odwołana ze składu Zespołu Interdyscyplinarnego z dniem 31.05.2022 r. - z powodu rozwiązania stosunku pracy w Miejsko - Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowogrodźcu. Jednocześnie należało wybrać nowego przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego.

 

Zalecenie nr 6 zostało zrealizowane częściowo.

Na 10 losowo wybranych procedur „Niebieskie Karty” wszczętych w okresie objętym kontrolą w 8 przypadkach został zachowany 7 - dniowy termin na przekazanie formularza „Niebieska Karta - A” przewodniczącemu Zespołu Interdyscyplinarnego w Nowogrodźcu. W dwóch przypadkach termin nie został zachowany przez Policję.

 

Zalecenie nr 7 zostało zrealizowane częściowo.

Trzydniowy termin na przekazanie formularza „Niebieska Karta - A” członkom grupy roboczej został zachowany przez przewodniczącego w większości spraw, jedynie w dwóch przypadkach nieznacznie go przekroczono.

 

Zalecenie nr 8 zostało zrealizowane.

Przewodniczący Zespołu Interdyscyplinarnego, a w przypadku jego nieobecności - zastępca,  
w realizowanych procedurach powoływali grupę roboczą dokumentując to protokołem, w którym imiennie wskazywani byli jej członkowie.

W toku kontroli stwierdzono jednocześnie, że w trakcie realizacji procedury następowała zmiana przedstawicieli poszczególnych podmiotów biorących udział w posiedzeniach, lecz nie było to formalnie uregulowane. W rezultacie realizację procedury kontynuowały osoby, które do grupy roboczej nie były powołane.

 

Zalecenie nr 9 zostało zrealizowane.

W kontrolowanych procedurach zapraszano na posiedzenie grupy roboczej osoby, wobec których istniało podejrzenie, że doznają przemocy w rodzinie i wypełniano formularz „Niebieska Karta - C”. Jednocześnie stwierdzono, że w kilku przypadkach formularz „Niebieska Karta - C” został wypełniony przez członka grupy roboczej w obecności osoby doznającej przemocy w rodzinie poza posiedzeniem grupy roboczej, co jest niezgodne z § 8 ust. 2 rozporządzenia.

 

Zalecenie nr 10 zostało zrealizowane.

W omawianych procedurach zapraszano na posiedzenie grupy roboczej osoby, wobec których istniało podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie. W sytuacjach, gdzie udało się nawiązać kontakt z ww. osobą - wypełniano formularz „Niebieska Karta - D”. Organ nadzoru zwraca uwagę, że zgodnie § 17 ust. 1 rozporządzenia, osobę, wobec której istnieje podejrzenie, że stosuje przemoc w rodzinie winno się wzywać, co stanowi odrębność do zaproszenia osoby doznającej przemocy.

 

Zalecenie nr 11 zostało zrealizowane.

Wszystkie działania podejmowane przez grupy robocze były dokumentowane notatkami służbowymi (urzędowymi) oraz w protokołach z posiedzeń. Z dokumentacji wynikało również, że zwrócono się pisemnie do Komendanta Powiatowego Policji w Bolesławcu w sprawie terminowego  
i systematycznego przekazywania dokumentacji dotyczącej realizowanych w ramach procedury „Niebieskie Karty” działań przez funkcjonariuszy Policji. Zalecenie nr 12 zostało zrealizowane. 
 W kontrolowanych sprawach o zakończeniu procedury informowano podmioty w niej uczestniczące.

 

W związku z powyższymi ustaleniami uznaje się, że Gmina Nowogrodziec zrealizowała w całości zalecenia pokontrolne nr 1, 2, 4, 5, 8 - 12, natomiast w odniesieniu do częściowo zrealizowanych zaleceń nr 3, 6 i 7 zobowiązuje się Burmistrza Miasta Nowogrodziec do:

1) zdyscyplinowania przewodniczącego oraz członków zespołu interdyscyplinarnego w zakresie rzetelnego odnotowywania w protokołach z posiedzeń wszystkich działań podejmowanych przez Zespół Interdyscyplinarny;

 

2) zdyscyplinowania funkcjonariuszy Policji do przekazywania w ustawowym terminie wszystkich formularzy „Niebieska Karta - A” do przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego;

 

3)zdyscyplinowania przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego do terminowego przekazywania formularza „Niebieska Karta - A” członkom grup roboczej we wszystkich prowadzonych procedurach „Niebieskie Karty”.

 

Ponadto stwierdzono nieprawidłowości:

1) osoba, pełniąca funkcję przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego, która z uwagi na rozwiązanie umowy o pracę nie reprezentowała już podmiotu, z którym zawarto porozumienie 
o współpracy w Zespole Interdyscyplinarnym, nie została odwołana ze składu Zespołu;

 

2) formularz „Niebieska Karta - C” został wypełniony przez członka grupy roboczej w obecności osoby doznającej przemocy w rodzinie poza posiedzeniem grupy roboczej;

 

3)w posiedzeniach grup roboczych brały udział osoby nieuprawnione (niepowołane do składu grupy roboczej);

 

W związku z powyższym wydano zalecenia pokontrolne:

 

1) Uregulować kwestię składu zespołu interdyscyplinarnego i wybrać przewodniczącego. 
Podstawa prawna: art. 9a ust. 2 - 6 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy 
w rodzinie (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz.1249). Termin realizacji: niezwłocznie.

 

2) Formularz „Niebieska Karta - C” wypełniać na posiedzeniu zespołu interdyscyplinarnego lub grupy roboczej. Podstawa prawna: § 8 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 września 2011 r.  w sprawie procedury „Niebieskie Karty” oraz wzorów formularzy „Niebieska Karta” (Dz.U. Nr 209 poz.1245). Termin realizacji: na bieżąco.

 

3)Przestrzegać, aby w posiedzeniach grup roboczych brały udział tylko osoby uprawnione - formalnie powołane w skład grup roboczych. Podstawa prawna: art. 9a ust. 10-12 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz.1249). Termin realizacji: na bieżąco.

 

W toku kontroli podjęto również czynności sprawdzające w związku z przesłaną do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu korespondencją zawierającą uwagi w przedmiocie:     
1) rzekomego prowadzenia wskazanej w piśmie procedury „Niebieskie Karty” z pominięciem zasady obiektywizmu, z uwagi na pokrewieństwo osoby reprezentującej Zespół Interdyscyplinarny  i uczestnika procedury;

2) wzrostu skali zjawiska przemocy w Gminie Nowogrodziec. W wyniku działań kontrolnych nie potwierdzono informacji zawartej w punkcie 1. W sytuacjach, gdzie z uwagi na pokrewieństwo lub powinowactwo pomiędzy uczestnikami procedury „Niebieskie Karty” a członkami Zespołu Interdyscyplinarnego wystąpiła obawa o niezachowanie obiektywizmu, procedury zostały przekazane do realizacji zespołowi interdyscyplinarnemu w sąsiedniej gminie. Wzrost skali zjawiska przemocy potwierdziły dane dotyczące liczby wszczętych procedur „Niebieskie Karty” w roku 2021 - 47, 
w porównaniu do roku 2020, gdy ich było 34.

Z uwagi na powyższe wskazuje się na konieczność zintensyfikowania działań profilaktycznych, diagnostycznych i edukacyjnych w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, w szczególności działań edukacyjnych służących wzmocnieniu opiekuńczych i wychowawczych, alternatywnych wobec stosowania przemocy, metod i kompetencji rodziców oraz opiekunów w rodzinach zagrożonych przemocą w rodzinie.

 

W toku audytu ustalono, że pismem znak KW.1710.1.2023.2 Burmistrz poinformował Wojewodę Dolnośląskiego o sposobie realizacji zaleceń, i tak:

1) Skład zespołu interdyscyplinarnego został uregulowany Zarządzeniem nr 147/2022 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 17.08.2022 r. w sprawie ustalenia składu osobowego Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie na terenie Gminy Nowogrodziec. Dnia 16 września 2022 r. odbyło się pierwsze posiedzenie Zespołu Interdyscyplinarnego na którym wybrano przewodniczącego:           

 

2) Formularz „Niebieska Karta - C” jest wypełniany na posiedzeniach grup roboczych.

 

3)W posiedzeniach grup roboczych biorą udział tylko osoby uprawnione - formalnie powołane w skład grup roboczych.

 

Zdyscyplinowano przewodniczącego oraz członków zespołu interdyscyplinarnego w zakresie rzetelnego odnotowywania w protokołach z posiedzeń wszystkich działań podejmowanych przez Zespół Interdyscyplinarny;

 

Zdyscyplinowano funkcjonariuszy Policji do przekazywania w ustawowym terminie wszystkich formularzy „Niebieska Karta - A” do przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego;

 

Zdyscyplinowano przewodniczącego Zespołu Interdyscyplinarnego do terminowego przekazywania formularza „Niebieska Karta - A” członkom grup roboczej we wszystkich prowadzonych procedurach „Niebieskiej Karty”.

 

Odnosząc się do wzrostu skali zjawiska przemocy w Gminie Nowogrodziec zintensyfikowane zostaną działania profilaktyczne, diagnostyczne i edukacyjne w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, w szczególności działania edukacyjne służące wzmocnieniu opiekuńczych i wychowawczych, alternatywnych wobec stosowania przemocy, metod i kompetencji rodziców oraz opiekunów w rodzinach zagrożonych przemocą w rodzinie.

Pani               poinformowała Burmistrza o ww. działaniach oraz wskazała, iż wymagana jest aktualizacja zawartych porozumień o współpracy.

Sprawdzono realizację zaleceń w toku bieżącego zadania, i tak na podstawie dowodów i wyjaśnień uzyskanych od Pani              potwierdzono powyższe oraz ustalono, że w protokołach odnotowywane są wszystkie działania podejmowane przez Zespół Interdyscyplinarny. W protokołach Zespołu z dnia 17 stycznia 2023 r. oraz 2 marca 2023 r., 11 maja 2023 r., 21 czerwca 2023 r. rzetelnie odnotowywano wszystkie działania podejmowane przez Zespół Interdyscyplinarny.

Wszystkie działania profilaktyczne, diagnostyczne i edukacyjne w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie, w szczególności działania edukacyjne służące wzmocnieniu opiekuńczych i wychowawczych, alternatywnych wobec stosowania przemocy, metod i kompetencji rodziców oraz opiekunów w rodzinach zagrożonych przemocą w rodzinie ujęte zostały w corocznych sprawozdaniach -działania zostały zintensyfikowane.

Ponadto ustalono, że w dniu 14 września 2023 r. dokonano aktualizacji zawartych porozumień  
o współpracy.

 

2.1.2 Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

W toku dalszych ustaleń stwierdzono, że w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu Burmistrz Nowogrodźca składał co roku, w latach 2021 – 2023, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej 
w którym stwierdzał, że w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Przy czym zastrzeżenia dotyczące kontroli zarządczej opisywane były w raportach  
z samooceny kontroli zarządczej. Ustalono, że w badanych latach pracownicy jednostki uczestniczyli  
w procesie samooceny kontroli zarządczej (poprzez wypełnienie i złożenie ankiet), i tak w wyniku przeprowadzonej samooceny koordynator kontroli zarządczej wydał następujące raporty:

Raport z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu za 2021 rok, w którym m.in. zostały wskazane proponowane działania naprawcze:

- przeprowadzenie warsztatów z zakresu kontroli zarządczej i procesu samooceny,

- opracowanie rozwiązań usprawniających przepływ informacji i komunikację wewnętrzną (współpracę i obieg dokumentów ) w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu.

Raport z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu za 2022 rok, w którym m.in. zostały wskazane proponowane działania naprawcze:

- sprawdzenie aktualności i spójności procedur obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu przez kierowników komórek,

- bieżące informowanie pracowników o wyznaczonych celach i zadaniach oraz zidentyfikowanych ryzykach przez kierowników komórek,

- wprowadzenie rozwiązań usprawniających przepływ informacji i komunikację wewnętrzną  
w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu np. regularne zebrania. narady, bieżąca wymiana informacji itp.

Raport z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu za 2023 rok, w którym m.in. zostały wskazane proponowane działania naprawcze:

- analiza i dostosowanie struktury organizacyjnej Urzędu pod kątem kompetencji przypisanych do komórek, podziału obowiązków oraz ilości etatów,

- usprawnienie systemu planowania, wspólne konsultacje w zakresie planowania, bieżące informowanie pracowników o wyznaczonych celach i zadaniach oraz zidentyfikowanych ryzykach przez kierowników komórek,

- należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Wprowadzenie rozwiązań usprawniających przepływ informacji i komunikację wewnętrzną w Urzędzie Miejskim  
w Nowogrodźcu np. regularne zebrania, narady, bieżąca wymiana informacji, konsultacje itp.

 
Badania audytowe wskazały, że składane co roku oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w którym Burmistrz stwierdzał, iż w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządczej składane było na podstawie nierzetelnych informacji, ponieważ źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Burmistrza powinny być w szczególności m.in. wyniki: kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, audytów,  monitorowania, samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej, realizacji celów ujętych w Planie działalności, procesu zarządzania ryzykiem.

Oświadczenie, iż w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza składano, jak ustalił audytor, pomimo:

• braku informacji niezbędnych do ww. oceny np. ustalono, że:

- nie wszystkie wyniki kontroli były przedstawiane do wiadomości koordynatora kontroli zarządczej;

- nie przeprowadzano kontroli wewnętrznych lub wyników kontroli właściwie nie dokumentowano (poprzez sporządzenie notatki służbowej),

• nie uwzględniano wszystkich potencjalnych zdarzeń, które mogły mieć negatywny wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań np. poprzez nie przeprowadzanie udokumentowanej analizy ryzyka przez niektórych Naczelników Wydziałów,

• nie pozyskiwania, w celu zapewnienia rzetelnej komunikacji i uzyskania odpowiedniej informacji, od Naczelników Wydziału informacji o stopniu funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (obowiązujące procedury nie przewidują składania „cząstkowych” oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Wydziale),

• realizowania zaleceń pokontrolnych przez większość Naczelników Wydziałów wydanych przez jednostki kontrolujące, co świadczy o tym , że w Urzędzie podejmowano działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w sposób wystarczający, które jednakże nie zostały przedstawione w oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej,

• brak realizowania zaleceń pokontrolnych przez pracowników Wydziału i brak nadzoru Naczelnika, tym samym nie zapewniono właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Dodatkowo przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych umiejscawiają kontrolę zarządczą w grupie instrumentów zarządzania jednostką, dlatego osobą koordynującą kontrolę zarządczą, w opinii audytora, powinna być osoba z Kierownictwa Urzędu np. Wiceburmistrz, Sekretarz ponieważ kontrola  zarządcza obejmuje  całościowe  zarządzanie  jednostką samorządu  terytorialnego.  Istotne jest, aby kadra zarządzająca rozumiała znaczenie zarządzania ryzykiem i była aktywnie zaangażowana w ten system. Kadra zarządzająca wraz  z kierownikiem jednostki jest odpowiedzialna za promowanie wysokich standardów etycznych i stosowanie zasad zarządzania ryzykiem w jednostce.

 

Rozdział III. OPINIA W SPRAWIE ADEKWATNOŚCI, SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI KONTROLI ZARZĄDCZEJ

 

Ustawodawca obliguje kierownika jednostki do zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej  
i efektywnej kontroli zarządczej, stosownie do art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.  
o finansach publicznych. Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Adekwatny system kontroli zarządczej to  taki, który w  najbardziej odpowiedni sposób ma  zaprojektowane mechanizmy kontrolne odpowiadające na  zidentyfikowane ryzyka w działalności jednostki. System ten powinien być zaprojektowany w sposób racjonalny, zgodny z przepisami prawa i zapewniający odpowiednie zasady do realizacji wyznaczonych celów i zadań. Efektywny system kontroli zarządczej to system, w którym adekwatność zostanie osiągnięta przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów. System ten cechuje optymalny dobór metod i środków przy jego ustanowieniu (oszczędnie, wydajnie, celowo).

Natomiast celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: zgodności działania  
z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

W opinii audytora wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza, co opisane zostało szczegółowo  w niniejszym sprawozdaniu.  Na podstawie przeprowadzonego zadania audytowego audytor ustalił, że w Urzędzie wywiązano się z zobowiązań nałożonych przez ustawodawcę i wprowadzono do zarządzania poszczególne elementy budujące system kontroli zarządczej. Podejmowano działania
w celu właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej. Jednak mimo ustanowienia  i wdrożenia takich elementów systemu kontroli zarządczej, jak: wyznaczanie celów i zadań, zarządzanie ryzykiem, ogólne zasady, procedury, instrukcje i określone mechanizmy kontroli, system w wielu przypadkach był nieskuteczny  i nieadekwatny, na co wskazują ustalenia audytu oraz wyniki przeprowadzonych kontroli w badanych latach.

 
W opinii audytora realizacja wydanych zaleceń winna przyczynić się do zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Nowogrodźcu.

 

Zalecenia:

Koordynator kontroli zarządczej:

1. Zwiększyć nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej,
   w szczególności: zobowiązać Naczelników Wydziału do przedkładania wyników wszystkich audytów i kontroli wraz z odpowiedzią na zalecenia do koordynatora, zapewnić właściwe dokumentowanie przeprowadzanych kontroli wewnętrznych (notatki służbowe) oraz przedkładania wyników oceny ryzyka.
2. Zobowiązać Naczelników Wydziału do składania „cząstkowych” oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, poprzez aktualizację wewnętrznych procedur.

Ponadto stosownie do załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia  
2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, w szczególności:              
 
- w Dziale II ust.  1 Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w pozycji „Zastrzeżenia  dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym” należy opisywać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej np. istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki stwierdzoną przez jednostki kontrolujące, istotny cel lub zadanie które nie zostały zrealizowane;       
 
- w Dziale II ust. 2 Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w pozycji „Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej” należy opisać kluczowe działania, które zostały podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej np. wskazanie,  iż wykonano wnioski, zalecenia pokontrolne wraz ze wskazaniem terminu ich realizacji.

Zalecenia Wydział Inwestycji:

1. Przestrzegać zapisów Zarządzenia Burmistrza Nowogrodźca w sprawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu, w szczególności odpowiednio dokumentować wyniki kontroli wewnętrznych
2. Wzmocnić nadzór w Wydziale, tak aby wyeliminować nieprawidłowości skutkujące nakładaniem korekt lub uznawania wydatki za niekwalifikowalne.

 

Zalecenia Wydział Komunalny

1. Przeprowadzać udokumentowaną analizę ryzyka.

2. Przestrzegać zapisów Zarządzenia Burmistrza Nowogrodźca w sprawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu, w szczególności odpowiednio dokumentować wyniki kontroli wewnętrznych.

 

Zalecenia Wydział Teleinformatyki i Bezpieczeństwa:

Niniejsza część sprawozdania z przeprowadzonego audytu traktowana jest jako dokumenty wewnętrzne udostępniane jedynie ograniczonemu kręgowi osób, tylko tym osobom, którym są niezbędne w związku z powierzonymi im zadaniami. Ich ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez Urząd zadań w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa. Udostępnienie sprawozdania wiązałoby  się z ujawnieniem stosowanych zabezpieczeń, słabości systemu czy też szczegółowych informacji odnoszących  się do konkretnych sposobów zabezpieczenia. 
Jak wskazuje się w orzecznictwie, informacje techniczne np. dotyczące sposobu funkcjonowania danego narzędzia użytkowanego przez organ, nie stanowią informacji publicznej. Powyższe stanowisko jest uzasadnione chociażby przyczynami związanymi  z potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa i integralności danego narzędzia przez ingerencją tak wewnętrzną jak i zewnętrzną. Wskazanie szczegółowych rozwiązań dotyczących funkcjonowania systemu teleinformatycznego może ułatwić osobom trzecim ingerencję w ten system poprzez próbę ominięcia stosowanych zabezpieczeń.

Mając powyższe na uwadze, dane takie, mające w zasadzie charakter techniczny, nie stanowią informacji publicznej.

 

Zalecenia Wydział Administracyjno - Prawny:

1. Przeprowadzać udokumentowaną analizę ryzyka.
2. Poinformować Burmistrza Nowogrodźca o sposobie realizacji zaleceń wydanych przez Archiwum Państwowe. Przedstawić harmonogram realizacji zaleceń.
3. Wzmocnić nadzór w Wydziale.
4. Przestrzegać treść załącznika nr 5 ust. 2 do zarządzenia nr 83/2021 Burmistrza Nowogrodźca z dnia 2 sierpnia 2021 r.w sprawie wprowadzenia Regulaminu Ochrony Danych Osobowych Urzędu Miejskiego w Nowogrodźcu, Procedury anonimizacji, Polityki Privacy by desing and by default, Procedury ustalania okresu publikowania treści zawierających dane osobowe
   w BIP, Procedury przeglądu treści publikowanych w BIP pod kątem konieczności usunięcia treści, dla których czas publikowania ustał, Procedury transmitowania i przechowywania nagrań z sesji Rady Miejskiej w Nowogrodźcu i komisji radnych w Urzędzie Miejskim
   w Nowogrodźcu – „... Naczelnik każdego Wydziału w odniesieniu do treści publikowanych na BIP przez dany Wydział, jest odpowiedzialny za dokonywanie przynajmniej dwa razy
   w roku przeglądu treści”.

 

Zalecenia Wydział Spraw Społecznych.

Bez zaleceń.

Zalecenia Wydział Finansowy.

Bez zaleceń.

 

3.1. Odniesienie się audytora do zastrzeżeń

Nie dotyczy.

 

Pouczenie:

1. Audytowany, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie Burmistrza i Audytora wewnętrznego.
2. W przypadku odmowy realizacji zaleceń audytowany przedstawia, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, pisemne stanowisko Burmistrzowi
   i Audytorowi wewnętrznemu.